Как правильно построить отношения «работодатель-работник» при отсутствии непосредственного контакта.
Многие компании, которые сегодня переводят своих сотрудников на «удаленку», сталкиваются со сложностями контроля и поддержания эффективной работы. Ведь вместо коллег и деловой обстановки сотрудников окружают дети, супруги и домашние питомцы, постоянно отвлекают от дел любимый диван и популярные сериалы.
HR-менеджерам и руководителям при этом приходится решать практически одинаковые проблемы:
- эффективность работы снижается, а сроки выполнения задач увеличиваются;
- сотрудники не умеют самостоятельно организовывать свой рабочий режим и место;
- общение с коллегами и постановка задач превращаются в нескончаемую переписку и групповые звонки;
- работник дома не находит поддержки у членов семьи, постоянно отвлекается на посторонние дела;
- рабочее настроение, дух и мотивация снижаются;
- у работников, замкнутых в квартирах с семьями, развивается социальная и физическая депривация (сокращение или полное лишение возможности удовлетворять основные потребности);
- повышается раздражительность, снижается концентрация.
А вот решение этих вопросов в компаниях разное: от отпуска на самотек («как-то разрулится») до тотального контроля и слежки за работниками всеми доступными методами - периодические скриншоты рабочего экрана, контроль над видеокамерой, требование моментального ответа на звонки и др. Однако подобные, не всегда этичные методы в итоге часто только усложняют ситуацию. Приведем примеры сомнительного и разумного решений проблем при организации удаленной работы, на которые можно ориентироваться при создании собственных корпоративных правил.
Проблемы работы на «удаленке» руководители решают двумя способами: все пускают на самотек, или пытаются установить тотальный контроль за людьми всеми доступными методами.
Как повысить эффективность и сократить сроки выполнения задач?
Сомнительное решение:
- организовать тотальный контроль за каждым действием сотрудников со скриншотами экранов, почасовой отчетностью и строгими требованиями присутствия на рабочем месте.
Разумное решение:
- разработать методы самоконтроля и взаимовыручки сотрудников;
- ввести точки периодического и итогового контроля;
- регулярно звонками или с помощью видеосвязи общаться с каждым подчиненным.
Как настроить работу сотрудников из дома?
Сомнительное решение:
- пустить все на самостоятельное решение, только обозначив требования, что должно быть сделано.
Разумное решение:
- обеспечить рабочие места сотрудников на «удаленке» всем необходимым оборудованием;
- провести дополнительные занятия по тайм-менеджменту;
- следить за соблюдением режима работы и отдыха работников.
Как оптимизировать и сделать продуктивным удаленное общение?
Сомнительное решение:
- решение всех вопросов перевести в ручной режим, создать один общий чат по всем процессам, раздавать поручения по телефону.
Разумное решение:
- создать несколько чатов по разным проектам и тематикам;
- сделать отдельный чат для неформальных вопросов;
- любое решение, данное голосом, дублировать письменно в чате или на рабочий почтовый ящик;
- приглашать на видеосовещания только сотрудников, которые реально могут повлиять на принятие решения;
- на видеосовещаниях строго придерживаться повестки и регламента.
Уже сегодня можно сказать, что правила делового общения поменялись, стали гораздо неформальнее. Теперь во главу бизнес-коммуникации, как никогда, вышли эффективность, понимание и экономия времени:
- снизились общая строгость и официальность в общении с коллегами, упростились правила делового письма;
- чтобы помочь пониманию и передать правильное настроение в переписке, стали чаще использоваться смайлики и эмодзи. Особенно в мессенджер-общении;
- из-за увеличения объема переписки важно оптимизировать количество писем и сообщений: продолжать письма цепочкой, писать кратко и по делу, соблюдать тему чата/письма и пр.
Как помочь работнику отделить работу от домашних вопросов?
Сомнительное решение:
- не вмешиваться в семейные дела, требовать такой же полной самоотдачи и концентрации как в офисе, вовлекать в рабочие вопросы и за пределами рабочего времени (в выходные, поздно вечером и т.д.)
Разумное решение:
- обратиться с помощью письма или видеозаписи к членам семей работников компании с просьбой о помощи в организации рабочего места и режима дома;
- четко обозначить границы рабочего времени с учетом удаленной работы;
- допустить отклонения в официальности и снизить строгость внешнего вида сотрудника во время видеосвязи.
Как поддерживать настроение, корпоративный дух и мотивацию?
Сомнительное решение:
- усилить контроль над работой и режимом дня, увеличить наказания и штрафы за нарушения, игнорировать проблемы, считая, что работник сам справится.
Разумное решение:
- регулярно читать неформальный чат работников, чтобы понимать их нужды и заботы;
- регулярно публично хвалить и поощрять сотрудников, показывающих хорошие результаты;
- при первых же признаках проблем связываться с работником лично и спрашивать, как ему можно помочь;
- организовать онлайн корпоративные встречи и развлечения, рассылать реальные поощрительные подарки.
Как решить проблему социальной и физической депривации?
Сомнительное решение:
- вообще не считать это серьезным вопросом.
Разумное решение:
- организовать сотрудникам онлайн-занятия спортом из дома;
- провести видеовстречи с интересными и вдохновляющими людьми;
- рассказывать, где и как работники компании в выходные могут отдохнуть за пределами дома без вреда для здоровья.
Как снизить раздражительность работающих из дома сотрудников?
Сомнительное решение:
- игнорировать проблему, заниматься нравоучениями, говорить о проблеме, но не предлагать решение, предавать огласке срывы и психологические проблемы коллег.
Разумное решение:
- предложить сотрудникам онлайн-сессии с психологом;
- следить за балансом рабочего времени и отдыха;
- регулярно общаться лично (голосом, по видеосвязи) с каждым подчиненным;
- стимулировать общение в корпоративном неформальном чате, подчеркивать общность духа, поддерживать друг друга.
У всех случаев, освещаемых на многочисленных конференциях, семинарах для руководителей и в бизнес-изданиях, есть одна общая черта: признание необходимости трансформировать отношение к работе как у лидеров компаний, так и у подчиненных. Надеемся, эти простые правила помогут решить большую часть вопросов удаленной работы и максимально быстро наладить деловую коммуникацию без потери времени и качества.
Оксана ЗАРЕЦКАЯ,
тренер по бизнес-коммуникации и сервису,
преподаватель по этикету
Ссылки по теме:
Как ошибки руководителя убивают мотивацию сотрудников
«Удаленка»: проблемы и возможности ...