fbpx

Как правильно построить отношения «работодатель-работник» при отсутствии непосредственного контакта.

 

Funny Young Businessman with SwimmingTrunks next to the Pool

 

Многие компании, которые сегодня переводят своих сотрудников на «удаленку», сталкиваются со сложностями контроля и поддержания эффективной работы. Ведь вместо коллег и деловой обстановки сотрудников окружают дети, супруги и домашние питомцы, постоянно отвлекают от дел любимый диван и популярные сериалы.

 

HR-менеджерам и руководителям при этом приходится решать практически одинаковые проблемы:

 

- эффективность работы снижается, а сроки выполнения задач увеличиваются;

- сотрудники не умеют самостоятельно организовывать свой рабочий режим и место;

- общение с коллегами и постановка задач превращаются в нескончаемую переписку и групповые звонки;

- работник дома не находит поддержки у членов семьи, постоянно отвлекается на посторонние дела;

- рабочее настроение, дух и мотивация снижаются;

- у работников, замкнутых в квартирах с семьями, развивается социальная и физическая депривация (сокращение или полное лишение возможности удовлетворять основные потребности);

- повышается раздражительность, снижается концентрация.

 

А вот решение этих вопросов в компаниях разное: от отпуска на самотек («как-то разрулится») до тотального контроля и слежки за работниками всеми доступными методами - периодические скриншоты рабочего экрана, контроль над видеокамерой, требование моментального ответа на звонки и др. Однако подобные, не всегда этичные методы в итоге часто только усложняют ситуацию. Приведем примеры сомнительного и разумного решений проблем при организации удаленной работы, на которые можно ориентироваться при создании собственных корпоративных правил.

 


Проблемы работы на «удаленке» руководители решают двумя способами: все пускают на самотек, или пытаются установить тотальный контроль за людьми всеми доступными методами.


 

Как повысить эффективность и сократить сроки выполнения задач?

 

Сомнительное решение:

- организовать тотальный контроль за каждым действием сотрудников со скриншотами экранов, почасовой отчетностью и строгими требованиями присутствия на рабочем месте.

 

Разумное решение:

- разработать методы самоконтроля и взаимовыручки сотрудников;

- ввести точки периодического и итогового контроля;

- регулярно звонками или с помощью видеосвязи общаться с каждым подчиненным.

 

Как настроить работу сотрудников из дома?

 

Сомнительное решение:

- пустить все на самостоятельное решение, только обозначив требования, что должно быть сделано.

 

Разумное решение:

- обеспечить рабочие места сотрудников на «удаленке» всем необходимым оборудованием;

- провести дополнительные занятия по тайм-менеджменту;

- следить за соблюдением режима работы и отдыха работников.

 

Как оптимизировать и сделать продуктивным удаленное общение?

 

Сомнительное решение:

- решение всех вопросов перевести в ручной режим, создать один общий чат по всем процессам, раздавать поручения по телефону.

 

Разумное решение:

- создать несколько чатов по разным проектам и тематикам;

- сделать отдельный чат для неформальных вопросов;

- любое решение, данное голосом, дублировать письменно в чате или на рабочий почтовый ящик;

- приглашать на видеосовещания только сотрудников, которые реально могут повлиять на принятие решения;

- на видеосовещаниях строго придерживаться повестки и регламента.

 

Уже сегодня можно сказать, что правила делового общения поменялись, стали гораздо неформальнее. Теперь во главу бизнес-коммуникации, как никогда, вышли эффективность, понимание и экономия времени:

 

- снизились общая строгость и официальность в общении с коллегами, упростились правила делового письма;

- чтобы помочь пониманию и передать правильное настроение в переписке, стали чаще использоваться смайлики и эмодзи. Особенно в мессенджер-общении;

- из-за увеличения объема переписки важно оптимизировать количество писем и сообщений: продолжать письма цепочкой, писать кратко и по делу, соблюдать тему чата/письма и пр.

 

Как помочь работнику отделить работу от домашних вопросов?

 

Сомнительное решение:

- не вмешиваться в семейные дела, требовать такой же полной самоотдачи и концентрации как в офисе, вовлекать в рабочие вопросы и за пределами рабочего времени (в выходные, поздно вечером и т.д.)

 

Разумное решение:

- обратиться с помощью письма или видеозаписи к членам семей работников компании с просьбой о помощи в организации рабочего места и режима дома;

- четко обозначить границы рабочего времени с учетом удаленной работы;

- допустить отклонения в официальности и снизить строгость внешнего вида сотрудника во время видеосвязи.

 

Как поддерживать настроение, корпоративный дух и мотивацию?

 

Сомнительное решение:

- усилить контроль над работой и режимом дня, увеличить наказания и штрафы за нарушения, игнорировать проблемы, считая, что работник сам справится.

 

Разумное решение:

- регулярно читать неформальный чат работников, чтобы понимать их нужды и заботы;

- регулярно публично хвалить и поощрять сотрудников, показывающих хорошие результаты;

- при первых же признаках проблем связываться с работником лично и спрашивать, как ему можно помочь;

- организовать онлайн корпоративные встречи и развлечения, рассылать реальные поощрительные подарки.

 

Как решить проблему социальной и физической депривации?

 

Сомнительное решение:

- вообще не считать это серьезным вопросом.

 

Разумное решение:

- организовать сотрудникам онлайн-занятия спортом из дома;

- провести видеовстречи с интересными и вдохновляющими людьми;

- рассказывать, где и как работники компании в выходные могут отдохнуть за пределами дома без вреда для здоровья.

 

Как снизить раздражительность работающих из дома сотрудников?

 

Сомнительное решение:

- игнорировать проблему, заниматься нравоучениями, говорить о проблеме, но не предлагать решение, предавать огласке срывы и психологические проблемы коллег.

 

Разумное решение:

- предложить сотрудникам онлайн-сессии с психологом;

- следить за балансом рабочего времени и отдыха;

- регулярно общаться лично (голосом, по видеосвязи) с каждым подчиненным;

- стимулировать общение в корпоративном неформальном чате, подчеркивать общность духа, поддерживать друг друга.

 

У всех случаев, освещаемых на многочисленных конференциях, семинарах для руководителей и в бизнес-изданиях, есть одна общая черта: признание необходимости трансформировать отношение к работе как у лидеров компаний, так и у подчиненных. Надеемся, эти простые правила помогут решить большую часть вопросов удаленной работы и максимально быстро наладить деловую коммуникацию без потери времени и качества.

 

корпоративная зарецкаяОксана ЗАРЕЦКАЯ,

тренер по бизнес-коммуникации и сервису,

преподаватель по этикету

 

 

 

 

 

 

 

Ссылки по теме:

Как ошибки руководителя убивают мотивацию сотрудников

«Удаленка»: проблемы и возможности ...