fbpx

Цифровые роботы, или RPA - новый модный тренд в деле повышения эффективности бизнеса. Что это - новое воплощение мечты о волшебной палочке или реально полезный инструмент? Разбираемся в вопросе вместе с экспертом.

Цифровые роботы 2

RPA (Robotic process automation) - это использование цифровых или программных роботов (software robots) в автоматизации бизнес-процессов, когда робот заменяет человека в выполнении определенных рутинных механических действий, освобождая его для более важных задач, связывает работу удаленных друг от друга офисов, исключает частые ошибки, связанные с человеческим фактором, помогает ускорить принятие управленческих решений.

 

Миф №1: с помощью RPA можно автоматизировать все бизнес-процессы

На самом деле нельзя. Наибольшая польза от цифровых роботов - если использовать их для автоматизации рутинных, отнимающих много времени, но не требующих умственного усилия действий. Так как таких процессов в работе любой компании много, то высвобождение людей из них даст мощный комплексный эффект для компании.

В каких процессах RPA - «бомба»:

 

Роботы рис 1

 

Есть и встроенные в CRM RPA-модули. Хорошей реализацией такого функционала могут похвастаться, к примеру, Bitrix, ELMA, Creatio. Последняя сейчас недоступна для пользователей Беларуси по причине прекращения обслуживания. Такие встроенные решения направлены на автоматизацию работы фронт-офиса - перевод продаж и маркетинга в цифровую среду. Лидером регионального рынка в плане наличия встроенного в CRM RPA-модуля является Битрикс24.

 

Роботы рис 2 1

Правда №1: если не знаете, как работают ваши бизнес-процессы, RPA не поможет

Почему так жестко и категорично? Потому что роботы разгонят до новой скорости прохождения неуправляемые бизнес-процессы и усилят их слабые стороны. В итоге станет еще хуже. Что делать, чтобы этого не случилось? Если в компании не отлажены бизнес-процессы, забудьте про автоматизацию в любой ее форме! Будет не польза, а вред в чистом виде. Поэтому сначала нужно подготовиться к автоматизации: оптимизируем то, что есть, а уже потом внедряем новые IT-инструменты.

 

  1. Проводим анализ текущих бизнес-процессов.

  2. Разделяем их по категориям: «критичные», «важные», «общие».

  3. Моделируем бизнес-процессы в нотациях их описания (BPMN, SIPOC, др.).

  4. Проводим A-B анализ, на предмет необходимости автоматизации процесса.

  5. Приоритезируем автоматизацию процессов, начиная с самых критических.

  6. Привлекаем надежного подрядчика или делаем это сами, если есть кому.

 

Миф №2: внедрили RPA и всех уволили

Да ладно?! 99% бизнесов в ближайшие минимум несколько десятилетий не будут полностью автоматизированы. По одной простой причине: уровень искусственного интеллекта еще не настолько крут, чтобы заменить людей в выполнении умственных действий. А вот значительно упростить работу, избавить специалистов от ненавистной рутины и монотонных действий RPA точно помогут. В итоге снижение нагрузки на персонал приводит к освобождению человеческого ресурса на выполнение более важных действий, а как непрямой эффект - к росту добавленной стоимости, прибыли и повышению дофамина в организме (шутка).

 

ТОП того, что автоматизируют с помощью RPA:

Финансы и бухгалтерия

HR

Документооборот

Продажи и клиентский сервис

Поставки и логистика

Внешние системы

Акты сверок

Справки по учету персонала

Контроль сроков

Обработка рекламаций

Запросы и уведомления поставщиков

Регистрация сделок с недвижимостью

Авансовые отчеты

Заведение счетов

Выгрузка и маршрутизация электронного архива

Сервисные запросы в CRM

Обработка заявок поставщиков и проверка их документов

Регистрация договоров страхования

Банковские выписки

Оформление отпусков

Контроль отражения документов в ERP

Размещение заказов в SAP ERP

Контроль сроков поставки

Отработка запросов государственных органов

Сверки по эквайрингу

Отчеты по принятым на работу и уволенным

Отчеты на основе выгрузок из 1С и их рассылка

Сбор и анализ ценовых изменений

Согласование и подписание спецификаций

Проверка налоговых дедлайнов

Согласование заявок на оплату

Поиск релевантных резюме по сайтам трудоустройства

Внесение в 1С проводок по договорам

Контроль кредитных лимитов

Регистрация товарных накладных в ERP

Работа с тендерными площадками

 

Правда №2: снижение издержек не всегда выгодно в компании всем

Один из прямых эффектов от внедрения RPA - снижение издержек. Однако, если в бизнесе что-то работает «криво», но никто это не меняет, значит это кому-то выгодно. Искать и «сжигать ведьм» ни к чему. Так устроена человеческая природа - люди в массе своей склонны находить комфортную для себя модель жизнедеятельности. В хаосе легче всего себя чувствуют люди ленивые, но предприимчивые.

 

Внедрить цифровых роботов так, чтобы минимизировать сопротивление тех, кто в этом не заинтересован можно только через два сценария:

  • устроить тотальную фильтрацию персонала и поменять всех, кого можно;

  • использовать технологию управления изменениями: вовлекать, «продавать», стимулировать, договариваться.

 

Один из самых главных залогов успеха проекта по внедрению RPA - сильная политическая воля самых главных, четкое понимание - зачем это и неистребимое желание довести начатое до конца. Без этого бессмысленно даже начинать.

 

По каким критериям выбирать RPA-платформу?

  1. Понятный интерфейс, чтобы даже не программист понимал, что ему делать.

  2. Наличие встроенного модуля BPM (управление бизнес-процессами).

  3. Наличие ML-модуля, который используется для обучения роботов.

  4. Возможность работы без доступа к интернету.

  5. Легкость перехода с западной системы (если она уже у вас используется).

  6. Возможность управлять роботами как в Windows, так и в Linux.

  7. Развитая экосистема поставщика продукта - обучение продукту, техническая поддержка, партнерская сеть, наличие комьюнити пользователей.

 

Миф №3: автоматизация - это рабство у айтишников

Сама суть RPA - сделать так, чтобы автоматизировать бизнес-процессы могли любые ее сотрудники, обладающие системным мышлением и прошедшие быстрое и несложное (еще и бесплатное!) обучение у поставщиков RPA-платформ. Это - часть большого тренда сращивания ИТ и «реального» бизнеса за счет упрощения и более точечной подстройки ИТ-решений под запросы компаний, которые их используют.

 

В рамках этого же тренда мировой рынок RPA движется в сторону комплексной работы по автоматизации бизнес-процессов. То есть: не просто купили лицензии, получили доступ к новой классной «ИТ-фиче» и все - автоматизация удалась! Сначала идет настройка бизнес-процессов компании, планирование того, как она будет работать «по-новому». И только потом внедряются RPA и другие инструменты автоматизации. Если вам предлагают только внедрение ИТ-решения без всего остального - вежливо отправляйте такие предложения по известному адресу.

 

Рынок RPA Восточной Европы в 2023 году

Мировой ТОП-3 поставщиков RPA включает: UIPath - 27,1%, Automation Anywhere - 19,4% и Blue Prism - 10,3%. Однако в 2022 году все они ушли из Беларуси и России. Кто пришел им на смену? В основном рынок насыщался новыми российскими игроками, которые сполна использовали момент и быстро определились с лидерами отрасли.

 

ТОП-5 поставщиков RPA-решений из Восточной Европы (оценка Comnews 2022)

Поставщик

Краткое обоснование позиции

1

PIX Robotics

За счет функциональных преимуществ платформы, кейсов по внедрению и миграции с зарубежных продуктов. Повлиял на лидерство и выход на рынок аналога Qlik Sense в сегменте BI - PIX BI. Плюс - компания является лидером отрасли в обучении сотрудников клиентов по использованию роботов.

2

Primo RPA

Второе место - из-за более ограниченной миграции с зарубежных продуктов в сравнении с лидером.

3

Robin RPA

Недостаточное портфолио по миграции с зарубежных продуктов. Но активно наращивают клиентскую базу.

4

Sherpa RPA

Показали хороший рост в 2022 году по количеству внедрений. Но опоздали с выводом на рынок конвертора с западных аналогов.

5

ROOMYbots

Активно развиваются, но пока уступают лидерам топа.

Российские команды разработчиков RPA-решений формировались во многом из тех же специалистов, которые до того работали с западными продуктами. И потому в какой-то степени новые «местные» RPA-платформы не уступают мировым аналогам. Более того, они свежее и потому использовали уже имеющиеся наработки и учли слабые места предшественников. В Беларуси свои продукты по роботизации бизнес-процессов вывели на рынок IBA и Softline.

 

Правда №3: что внедрить RPA, что любое другое ИТ-решение - раз плюнуть!

Грубо говоря, плюнуть то можно, только дорого обойдется, если отнестись к этому наплевательски. Не зря народная мудрость гласит: любишь кататься - люби и саночки возить. Аналитики EY в своем отчете отмечают, что в среднем по миру 30-50% RPA-проектов не завершаются успехом. Поэтому нужно знать о подводных камнях, которые сопровождают процесс внедрения цифровых роботов и могут привести к срыву целей, которые ставились перед внедрением RPA:

 

  1. Поверхностная диагностика бизнес-процессов компании.

  2. Неэффективная мотивация команды.

  3. Неправильный выбор процессов для пилотного проекта внедрения.

  4. Игнорирование принципов управления изменениями.

  5. Субъективные стратегические решения - по выбору продукта (например, просто понравился «самому главному»), срокам запуска (к примеру, к какой-то важной корпоративной дате).

 

То есть, прежде чем получить все плюсы от внедренных цифровых роботов, надо сделать все правильно - так, чтобы внедрение прошло успешно. А без инструментов управления изменениями в этом деле уповать можно только на удачу. Так что, если вас устраивает принцип «вдруг получится», не заморачивайтесь. А для всех остальных в помощь - принцип «низковисящих плодов», кроссфункциональных команд и внутренних продаж.

 

Чумаков

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Олег ЧУМАКОВ,

руководитель проектов «Першы БIТ. Минск»

 

Ссылки по теме:

70% компаний в Беларуси используют цифровые технологии

Беларусь опережает Россию в качестве цифровизации бизнеса