Цифровые роботы, или RPA - новый модный тренд в деле повышения эффективности бизнеса. Что это - новое воплощение мечты о волшебной палочке или реально полезный инструмент? Разбираемся в вопросе вместе с экспертом.
RPA (Robotic process automation) - это использование цифровых или программных роботов (software robots) в автоматизации бизнес-процессов, когда робот заменяет человека в выполнении определенных рутинных механических действий, освобождая его для более важных задач, связывает работу удаленных друг от друга офисов, исключает частые ошибки, связанные с человеческим фактором, помогает ускорить принятие управленческих решений.
Миф №1: с помощью RPA можно автоматизировать все бизнес-процессы
На самом деле нельзя. Наибольшая польза от цифровых роботов - если использовать их для автоматизации рутинных, отнимающих много времени, но не требующих умственного усилия действий. Так как таких процессов в работе любой компании много, то высвобождение людей из них даст мощный комплексный эффект для компании.
В каких процессах RPA - «бомба»:
Есть и встроенные в CRM RPA-модули. Хорошей реализацией такого функционала могут похвастаться, к примеру, Bitrix, ELMA, Creatio. Последняя сейчас недоступна для пользователей Беларуси по причине прекращения обслуживания. Такие встроенные решения направлены на автоматизацию работы фронт-офиса - перевод продаж и маркетинга в цифровую среду. Лидером регионального рынка в плане наличия встроенного в CRM RPA-модуля является Битрикс24.
Правда №1: если не знаете, как работают ваши бизнес-процессы, RPA не поможет
Почему так жестко и категорично? Потому что роботы разгонят до новой скорости прохождения неуправляемые бизнес-процессы и усилят их слабые стороны. В итоге станет еще хуже. Что делать, чтобы этого не случилось? Если в компании не отлажены бизнес-процессы, забудьте про автоматизацию в любой ее форме! Будет не польза, а вред в чистом виде. Поэтому сначала нужно подготовиться к автоматизации: оптимизируем то, что есть, а уже потом внедряем новые IT-инструменты.
Проводим анализ текущих бизнес-процессов.
Разделяем их по категориям: «критичные», «важные», «общие».
Моделируем бизнес-процессы в нотациях их описания (BPMN, SIPOC, др.).
Проводим A-B анализ, на предмет необходимости автоматизации процесса.
Приоритезируем автоматизацию процессов, начиная с самых критических.
Привлекаем надежного подрядчика или делаем это сами, если есть кому.
Миф №2: внедрили RPA и всех уволили
Да ладно?! 99% бизнесов в ближайшие минимум несколько десятилетий не будут полностью автоматизированы. По одной простой причине: уровень искусственного интеллекта еще не настолько крут, чтобы заменить людей в выполнении умственных действий. А вот значительно упростить работу, избавить специалистов от ненавистной рутины и монотонных действий RPA точно помогут. В итоге снижение нагрузки на персонал приводит к освобождению человеческого ресурса на выполнение более важных действий, а как непрямой эффект - к росту добавленной стоимости, прибыли и повышению дофамина в организме (шутка).
ТОП того, что автоматизируют с помощью RPA:
Финансы и бухгалтерия | HR | Документооборот | Продажи и клиентский сервис | Поставки и логистика | Внешние системы |
Акты сверок | Справки по учету персонала | Контроль сроков | Обработка рекламаций | Запросы и уведомления поставщиков | Регистрация сделок с недвижимостью |
Авансовые отчеты | Заведение счетов | Выгрузка и маршрутизация электронного архива | Сервисные запросы в CRM | Обработка заявок поставщиков и проверка их документов | Регистрация договоров страхования |
Банковские выписки | Оформление отпусков | Контроль отражения документов в ERP | Размещение заказов в SAP ERP | Контроль сроков поставки | Отработка запросов государственных органов |
Сверки по эквайрингу | Отчеты по принятым на работу и уволенным | Отчеты на основе выгрузок из 1С и их рассылка | Сбор и анализ ценовых изменений | Согласование и подписание спецификаций | Проверка налоговых дедлайнов |
Согласование заявок на оплату | Поиск релевантных резюме по сайтам трудоустройства | Внесение в 1С проводок по договорам | Контроль кредитных лимитов | Регистрация товарных накладных в ERP | Работа с тендерными площадками |
Правда №2: снижение издержек не всегда выгодно в компании всем
Один из прямых эффектов от внедрения RPA - снижение издержек. Однако, если в бизнесе что-то работает «криво», но никто это не меняет, значит это кому-то выгодно. Искать и «сжигать ведьм» ни к чему. Так устроена человеческая природа - люди в массе своей склонны находить комфортную для себя модель жизнедеятельности. В хаосе легче всего себя чувствуют люди ленивые, но предприимчивые.
Внедрить цифровых роботов так, чтобы минимизировать сопротивление тех, кто в этом не заинтересован можно только через два сценария:
устроить тотальную фильтрацию персонала и поменять всех, кого можно;
использовать технологию управления изменениями: вовлекать, «продавать», стимулировать, договариваться.
Один из самых главных залогов успеха проекта по внедрению RPA - сильная политическая воля самых главных, четкое понимание - зачем это и неистребимое желание довести начатое до конца. Без этого бессмысленно даже начинать.
По каким критериям выбирать RPA-платформу?
|
Миф №3: автоматизация - это рабство у айтишников
Сама суть RPA - сделать так, чтобы автоматизировать бизнес-процессы могли любые ее сотрудники, обладающие системным мышлением и прошедшие быстрое и несложное (еще и бесплатное!) обучение у поставщиков RPA-платформ. Это - часть большого тренда сращивания ИТ и «реального» бизнеса за счет упрощения и более точечной подстройки ИТ-решений под запросы компаний, которые их используют.
В рамках этого же тренда мировой рынок RPA движется в сторону комплексной работы по автоматизации бизнес-процессов. То есть: не просто купили лицензии, получили доступ к новой классной «ИТ-фиче» и все - автоматизация удалась! Сначала идет настройка бизнес-процессов компании, планирование того, как она будет работать «по-новому». И только потом внедряются RPA и другие инструменты автоматизации. Если вам предлагают только внедрение ИТ-решения без всего остального - вежливо отправляйте такие предложения по известному адресу.
Рынок RPA Восточной Европы в 2023 году
Мировой ТОП-3 поставщиков RPA включает: UIPath - 27,1%, Automation Anywhere - 19,4% и Blue Prism - 10,3%. Однако в 2022 году все они ушли из Беларуси и России. Кто пришел им на смену? В основном рынок насыщался новыми российскими игроками, которые сполна использовали момент и быстро определились с лидерами отрасли.
ТОП-5 поставщиков RPA-решений из Восточной Европы (оценка Comnews 2022)
№ | Поставщик | Краткое обоснование позиции |
1 | PIX Robotics | За счет функциональных преимуществ платформы, кейсов по внедрению и миграции с зарубежных продуктов. Повлиял на лидерство и выход на рынок аналога Qlik Sense в сегменте BI - PIX BI. Плюс - компания является лидером отрасли в обучении сотрудников клиентов по использованию роботов. |
2 | Primo RPA | Второе место - из-за более ограниченной миграции с зарубежных продуктов в сравнении с лидером. |
3 | Robin RPA | Недостаточное портфолио по миграции с зарубежных продуктов. Но активно наращивают клиентскую базу. |
4 | Sherpa RPA | Показали хороший рост в 2022 году по количеству внедрений. Но опоздали с выводом на рынок конвертора с западных аналогов. |
5 | ROOMYbots | Активно развиваются, но пока уступают лидерам топа. |
Российские команды разработчиков RPA-решений формировались во многом из тех же специалистов, которые до того работали с западными продуктами. И потому в какой-то степени новые «местные» RPA-платформы не уступают мировым аналогам. Более того, они свежее и потому использовали уже имеющиеся наработки и учли слабые места предшественников. В Беларуси свои продукты по роботизации бизнес-процессов вывели на рынок IBA и Softline.
Правда №3: что внедрить RPA, что любое другое ИТ-решение - раз плюнуть!
Грубо говоря, плюнуть то можно, только дорого обойдется, если отнестись к этому наплевательски. Не зря народная мудрость гласит: любишь кататься - люби и саночки возить. Аналитики EY в своем отчете отмечают, что в среднем по миру 30-50% RPA-проектов не завершаются успехом. Поэтому нужно знать о подводных камнях, которые сопровождают процесс внедрения цифровых роботов и могут привести к срыву целей, которые ставились перед внедрением RPA:
Поверхностная диагностика бизнес-процессов компании.
Неэффективная мотивация команды.
Неправильный выбор процессов для пилотного проекта внедрения.
Игнорирование принципов управления изменениями.
Субъективные стратегические решения - по выбору продукта (например, просто понравился «самому главному»), срокам запуска (к примеру, к какой-то важной корпоративной дате).
То есть, прежде чем получить все плюсы от внедренных цифровых роботов, надо сделать все правильно - так, чтобы внедрение прошло успешно. А без инструментов управления изменениями в этом деле уповать можно только на удачу. Так что, если вас устраивает принцип «вдруг получится», не заморачивайтесь. А для всех остальных в помощь - принцип «низковисящих плодов», кроссфункциональных команд и внутренних продаж.
Олег ЧУМАКОВ,
руководитель проектов «Першы БIТ. Минск»
Ссылки по теме: