Как организовать эффективное общение при дистанционной форме организации труда.
Берегите время онлайн-собеседников
Существует заблуждение, что сотрудника так просто привлечь к виртуальной встрече, что можно приглашать по максимуму, на всякий случай. Для этого же не надо бронировать переговорную комнату или ехать в другой офис - вы присылаете ссылку на встречу и все. А вдруг нам понадобится что-то уточнить у Анны Михайловны из отдела маркетинга? Давайте и ее позовем!
Подобная мнимая легкость онлайн-собраний привела к тому, что они стали плодиться быстрее стартапов в Кремниевой долине. В итоге «на всякий случай» специалист приглашается на такое количество встреч и обсуждений, что у него не остается времени для реальной работы. Прибавьте к этому нескончаемый поток сообщений в мессенджерах, писем и звонков, с которыми сталкивается даже рядовой сотрудник. Какая уж тут работа?
Поэтому совет №1 - «Берегите время»:
- приглашайте на конференцию только реально необходимых специалистов;
- пишите короткие и емкие сообщения с понятной задачей: что вы хотите получить от сотрудника;
- если надо объяснить серьезную проблему, то лучше позвонить;
- определите для онлайн-совещаний и встреч конкретное время, когда будете готовы к активному общению. Так вы сможете не отвлекаться на параллельные вопросы и концентрироваться на текущих и главных задачах.
Контролируйте качество связи
Задерживающийся голос, тормозящее изображение, посторонние шумы, пикселизация картинки - иногда онлайн-общение превращается в настоящую пытку. «Что? Что вы сказали?», «Что-то я совсем плохо вас слышу!», «Повторите, пожалуйста» и т.д.
Как этого можно избежать:
- сделайте рассылку с приглашением в конференц-комнату заранее, объяснив, какая программа на компьютере или смартфоне нужна;
- попросите участников присоединиться к обсуждению за 5-10 мин до заявленного времени, чтобы у всех была возможность настроить оборудование и удобно расположиться;
- если связь «подтормаживает», закройте все приложения, которые могут занимать дополнительную оперативную память;
- попросите тех, кто пользуется одновременно с вами точкой wi-fi, освободить канал;
- по возможности перейдите с wi-fi на проводное соединение;
- откажитесь от видео и используйте только голосовую трансляцию;
- после встречи отправьте участникам итоговое письмо с фиксацией основных договоренностей - на случай, если кто-то что-то недослышал;
- при плохом звуке дублируйте ключевые тезисы, имена, даты и другую цифровую информацию в чате конференции;
- выключайте микрофон, чтобы не создавать лишний шум в эфире, когда вы не говорите.
Полностью эта публикация доступна подписчикам печатной и электронной версий: https://director.by/poluchit-zhurnal/podpisatsya
Оксана ЗАРЕЦКАЯ,
тренер по бизнес-коммуникации и сервису,
преподаватель по этикету
Ссылки по теме:
«Удаленка»: проблемы и возможности ...
Корпоративная культура. Можно ли сохранить ее в онлайн-режиме?