Еще сравнительно недавно они считались непременным аксессуаром делового человека.
Оксана ЗАРЕЦКАЯ, тренер по бизнес-коммуникации и сервису, преподаватель по этикету
Однако привычки и традиции меняются даже в такой сфере как обмен контактами. И сегодня визитные карточки уже не обладают тем непререкаемым авторитетом, каким славились раньше и получили достойную замену.
QR-коды
Особую популярность обмен контактами через считывание кода вначале приобрел в Китае. После сканирования QR-кода вы получаете в записную книжку или CRM-систему всю необходимую информацию: имя, должность, номера телефонов, адреса, время работы, сайты и др. Как правило, данные автоматически встраиваются в уже существующие программы на смартфоне, тем самым экономя до 15 мин.
QR-код можно расположить на сайте и странице журнала, показать во время выступления на презентации, даже напечатать на обратной стороне визитных карточек, чтобы не раздавать, а только показывать для обмена данными. Это, кстати, позволяет сделать их максимально эффектными, не жалея средств. Ведь карточка как деловой аксессуар остается у вас в руках, демонстрируется для произведения впечатления, а данные цифровым способом передаются собеседнику.
Приложения для обмена контактами
Суть таких приложений и программ в быстром обмене контактными данными или формировании единой базы всех участников события. В нее самостоятельно или с помощью администраторов можно внести информацию, нужную в конкретном случае. В отличие от предыдущего способа не надо считывать ничьи коды, т.к. это может быть неудобно при большом количестве участников встречи, например, на конференции.
Как правило, доступ к программе и данным остается у вас и после события, что позволяет без лишних телодвижений быстро найти нужного человека, просмотреть его профессиональные данные и часто еще и обратиться к нему через это приложение.
Социальные сети
«Найдите меня в Facebook» - все чаще звучит на нетворкинг-встречах. Смартфоны и повсеместный доступ в интернет привели к тому, что держать телефон в руках во время разговора или даже листать ленту социальной сети при знакомстве с человеком перестает быть моветоном.
Иногда бывает сложно вспомнить, кто этот человек из социальной сети или мессенджера.
Безусловно, плюс «быстро зафрендиться» в социальной сети - возможность получить доступ к «истории» человека, увидеть в заполненном профиле, чем он занимается, с кем из вашего окружения знаком, что пишет и чем живет.
«О, вижу, вы недавно посетили наше производство в Могилеве», «Вы даете много полезной информации по продажам», «У вас интересные обучающие видео по деловому общению» - это бонусы к вашему авторитету и компетенциям. Никакая визитная карточка не принесет столько пользы для репутации, сколько лента социальной сети, оформленная по всем бизнес-правилам.
Создатели соцсетей это прекрасно понимают и сегодня предоставляют возможность создания страниц компаний, коротких адресов и моментального считывания контактов («визитка» в Instagram).
Если предпочитаете такую форму обмена контактами, то ваши профили в социальных сетях должны иметь деловой вид:
- никаких снимков с дачи, среди грядок или полуобнаженных образов с морского курорта. Предпочтение отдается деловым портретам, фото с рабочего места и деловых встреч, представительских мероприятий;
- избегайте категоричных, провокационных и резких высказываний. Это может произвести впечатление несдержанного и реакционного человека;
- не увлекайтесь глупыми мемами и репостами чужих мыслей. Содержание вашей ленты желательно должно быть авторским. Странно выглядит человек, которому нечего сказать от себя;
- лента должна наполняться деловой информацией и соответствовать правилам small talk и профессиональной беседы.
Мессенджеры
Быстрый обмен сообщениями быстро набирает обороты и уже становится реальным конкурентом электронной переписки. Решать вопросы таким способом удобно и просто: сообщения короткие, которые сразу видит собеседник, вы можете отвечать без лишних реверансов, пересылать изображения и файлы. А также быстро вносить данные новых знакомых.
Например, у Telegram есть функция поиска находящихся рядом людей, полезная на той же деловой встрече, где нет необходимости устанавливать специальное приложение или считывать коды. С ее помощью вы сразу увидите находящихся поблизости пользователей по геопозиции и получите их контактную информацию.
Важный совет при использовании мессенджеров в деловых целях - внимательно отнеситесь к выбору фотографии и имени в сети. Идеальное решение - полное имя с фамилией и деловой портрет.
Рекомендуется содержать в таком виде все мессенджеры, которыми пользуетесь - сложно предугадать, какой из них окажется предпочтительным для нового бизнес-знакомого.
Старый добрый аксессуар…
В завершение не можем обойти вниманием визитные карточки как традиционный аксессуар делового общения. И хотя сегодня существует много альтернатив, о которых мы рассказали выше, однако бумажные картонки по-прежнему в ходу, хотя использование их за последнее время трансформировалось. Итак, зачем они нужны руководителю?
Визитную карточку от собеседника следует принять со всем вниманием, прочесть и оставить на столе до окончания беседы. Ее нельзя прятать в задний карман брюк и другие закрома, оставлять без присмотра. Только - в нагрудный карман или визитницу.
С помощью карточек, разложенных перед вами на многосторонних встречах, проще запомнить участников с учетом занимаемых за столом или в зале мест. Затем их можно сфотографировать и с помощью программы с автораспознаванием (OneNote, Evernote) занести в записную книгу или CRM-систему.
Визитные карточки по-прежнему в ходу, хотя их использование и трансформировалось.
Визитные карточки удобны на больших мероприятиях с паузами для нетворкинга, где собрались люди преимущественно не вашего круга. У них может не быть нужных приложений или привычных социальных сетей. Тогда обмен карточками, чтобы не писать номер на салфетке, - гарантия закрепления знакомства.
Практичность бумажной карточки еще и в том, что иногда бывает сложно вспомнить, кто этот человек из социальной сети или мессенджера. На ней есть название компании, фирменный стиль, а на оборотной стороне после встречи можно сделать пометки о том, что обсуждали, и при каких обстоятельствах произошло знакомство (именно поэтому она должна оставаться белой и не заламинированой).
Как видите, сегодня способов обменяться контактами намного больше, чем еще 10-20 лет назад. Поэтому используйте наиболее удобные из них и будьте готовы к тому, что новый деловой партнер однажды протянет вам экран своего смартфона с QR-кодом, который приведет на его страницу в LinkedIn.
Ссылки по теме:
Общение онлайн: от голубиной почты до мессенджеров
О первом впечатлении, имидже и dress-code