fbpx

Как оставаться воспитанным человеком в эпоху развития технологий и не нарушать цифровой этикет.

 

от голубиной зарецкаяСегодня этикет не менее актуален, чем сотни лет назад. Просто из салонов он переместился в смартфоны. Это касается всех сфер жизни: от узкого семейного общения до широких деловых связей. В наши дни сложно представить сделку, во время которой участники не обменялись бы электронными письмами или сообщениями в мессенджерах.

 

По прогнозам, к 2022 г. около 3 млрд человек в мире будут пользоваться тем или иным способом быстрого обмена сообщениями. И если в эпоху доткома говорили, что если компания не имеет сайта, вы не существуете для мирового бизнеса, то сейчас вполне обосновано утверждать, что если у руководителя отсутствует мессенджер, то его нет для клиента.

 

Проведение деловых сделок и организация работы компании через мессенджеры - актуальный вопрос в цифровом этикете. Причем чем более открыта организация к новым клиентам и партнерам, тем острее он стоит. Внутри корпорации могут существовать любые правила общения и обмена информацией - хоть голубиная почта, если «так сложилось», «мы привыкли к этому» или у владельца бизнеса какое-то особое отношение к голубям.

 


Справка «Директора»

Оксана Зарецкая - тренер по бизнес-коммуникации и сервису, преподаватель по этикету для корпораций и частных клиентов. Судья республиканского конкурса «Лидер года. HoReCa». Член бального комитета Венского бала в Беларуси. Ведущая рубрики «Этикет» на телеканале ОНТ. Входит в ТОП-10 спикеров по деловому этикету.


 

Вопросы начинаются, когда приходится общаться с кем-то за пределами своего уютного мирка. Оказывается, что ICQ уже мало кто пользуется, что решать все вопросы через электронную почту и заваливать визави сотней писем с одним словом «Ок» или «Принято» совсем не комильфо. И даже для звонка голосом изменились правила. И тогда руководители управляющих компаний поднимают голову и задают вопрос: «А как общаться и организовывать дела в эпоху, когда личные встречи и совещания заменяются сообщениями в WhatsApp?»

 


К 2022 г. около 3 млрд человек в мире будут пользоваться тем или иным способом быстрого обмена сообщениями.


 

Правила, конечно, есть, но они не такие сложные, как может показаться проснувшемуся от аналогового сна человеку. Мир диджитал и интернета изменил ритм и скорость работы, но не поменял главные принципы - уважение чужих границ и соблюдение договоренностей.

 

Общение через мессенджер - имитация на письме разговорного языка. С его темпом, сокращениями, специфической лексикой. В отличие от электронных писем вопросы в нем задаются напрямую и почти сразу же получают ответ. Синтаксис изменяется: сообщение может начинаться со строчной буквы, отсутствовать точка, вместо запятых собеседник отправит послание логическими частями…

 

от голубиной

 

При этом важно помнить, что мессенджер дает возможность отложенного ответа: с одной стороны, у вас есть время подумать. А с другой - ваш визави имеет право не отвечать сразу и даже проигнорировать сообщение, если оно было не по адресу, неинтересно или не вовремя. Не требовать моментального ответа, даже если вы видите, что сообщение прочитано - важное правило, про которое часто забывают.

 

Сколько можно ждать ответа? Рабочий день - время допустимой реакции без дополнительных напоминаний. Если написали сегодня вечером, то ответить вам могут на следующий день тоже до вечера. Знаменитые «24 часа».

 

Сегодня приоритеты немного изменились. E-mail превратился в пространство для обмена и хранения документов и фиксирования договоренностей. Функцию оперативной связи взяли на себя мессенджеры. Сроки ответа на письмо пролонгируются уже до 3 суток. Даже есть правило хорошего тона: отправив письмо, написать об этом адресату в мессенджере.

 


Правило хорошего тона: отправив письмо, написать об этом адресату в мессенджере.


 

А если ответа нет, то как напомнить о себе? Считается нормальным продублировать сообщение по истечении рабочих суток. Вполне возможно, что ваше предыдущее послание «упало» в ленте и потерялось из виду. Или адресат по неосторожности его открыл и в потоке дел забыл вовремя ответить. Для пользы дела уместно повторить вопрос, а не снобствовать: «Я все, что хотел, сказал, пусть теперь сам выкручивается и ищет».

 

Право не дублировать послания имеет высокопоставленный руководитель. Эту работу должен выполнять его секретарь - следить за принятием и исполнением поставленных задач через мессенджер. Чтобы избежать недопонимания, важно, получив сообщение, сразу же отписаться: «Принято. Будет сделано к такому-то сроку».

 

Отдельная «боль» и цифровые «страдания» приходятся на вопросы, связанные с общением по телефону. В современном мире звонок должен предваряться сообщением: «Когда вам можно позвонить?». Голос без спроса рассматривается как вторжение в личное пространство, отвлечение от непосредственных дел, даже хамское нарушение границ.

 

Много сомнений в адекватности вызывают и голосовые сообщения вместо текстовых. Уже давно говорится о необходимости использовать их только в крайних случаях.

 

Ситуации, когда уместна голосовая запись:

 

- необходимо пространно объяснить вопрос, и в этом пояснении не содержится конкретная информация;

- ваш ответ требуется срочно, а написать не можете;

- вы ведете отложенную беседу, где последовательно и по очереди с собеседником излагаете свои позиции.

 

Письменно в мессенджерах при этом обязательно должны фиксироваться: даты, адреса, имена и суммы. Вместо голосовых сообщений рекомендуем научиться обращаться с голосовым набором. Он различает знаки препинания, быстро без нажимания клавиш переводит ваш голос в буквы. Некоторые погрешности в орфографии в результате такого набора вполне простительны.

 

Важно оговорить и время общения в мессенджерах. В отличие от писем, которые могут тихо упасть в ваш почтовый ящик, сообщения в Viber или Telegram приходят сразу же. Это означает, что лучше оставить в покое своих визави на выходные и вечером. Это и в ваших интересах - сообщение, отправленное в пятницу вечером, возможно, будет принято к сведению только в понедельник. К этому моменту оно спустится по ленте далеко вниз и вполне может так случиться, что о нем забудут. Чтобы этого избежать, пользуйтесь отложенной отправкой, составляйте список дел в записной книжке.

 

Важно запомнить: диджитал - только средство, все равно мы имеем дело с людьми, а не с машинами. Поэтому цифровой этикет - это то, что мы должны знать и чему учить сотрудников вместе с должностными обязанностями.

 

Ссылки по теме:

Мгновенная связь: плюсы и минусы

«Зачетка» для компании