Эффективная модель финансового планирования позволяет «привести дела в порядок», а также повышает устойчивость и инвестиционную привлекательность бизнеса.
Возможно, многим руководителям предприятий сложно представить ситуацию, когда владелец регулярно выводит из бизнеса всю чистую прибыль или в любой момент может просто «зайти за кассой». Но, поверьте, такие примеры встречаются, и не так редко как могло бы показаться. Между полным отсутствием и неэффективным финансовым планированием разницы практически нет. И то, и другое ведет бизнес в тупик. И наоборот: эффективная модель финансового планирования - это фундамент любой компании, поскольку от правильного распределения средств зависят ее работа и развитие.
Шаг за шагом
Начнем с порядка распределения прибыли. Я рекомендую следующую пропорцию: 5% прибыли - направлять в резерв, от 10 до 20% (в зависимости от нужд компании) - на дивиденды, 10% - в фонд продвижения. Остальные средства целиком и полностью должны вкладываться в развитие и обеспечение работы компании.
Для чего необходимы фонды? Прежде всего, для структуризации расходов и доходов. В каждой компании есть регулярные затраты, например, на производство, продвижение, логистику и др. При создании соответствующих фондов и резервировании средств на эти цели появляется возможность четко контролировать расходы. Фонды также являются оптимальным механизмом в случае возникновения непредвиденных расходов, например, на ремонт оборудования.
Кроме того, необходимо максимально формализовать и автоматизировать финансовые процессы в компании. К сожалению, многие владельцы испытывают трудности, когда дело касается делегирования финансовой ответственности. По моим наблюдениям, гиперконтроль очень часто объясняется именно отсутствием доверия. Поэтому в компаниях, где владелец не доверяет директору, делегирование априори невозможно. Но и там, где с доверием проблем нет, делегирование должно происходить планомерно - step by step. Пошаговая стратегия должна включать в себя ряд этапов:
- На подготовительном этапе необходимо «привести дела в порядок». Финансовая модель компании должна быть прозрачной - такой, которую можно показать всем.
- Следующий шаг - написание оргполитики по финансовому планированию. Она должна регламентировать распределение финансов в компании и то, как происходит планирование расходов и доходов.
- Очередным шагом к оптимизации финансового планирования является формирование Совета руководителей, которые каждую неделю будут собираться и распределять ресурсы компании.
- На следующем этапе происходит обучение руководителей финансовой грамоте (если в этом есть необходимость), а также проводится первый Совет руководителей по финансовому планированию. Дальше все происходит как в школе: сначала владелец проводит Совет, чтобы показать, как должно проходить такое мероприятие. По мере того как наемные руководители понимают, что от них ожидают и что нужно делать - владелец передает функцию «председателя» Совета одному из них.
- Дальше некоторое время владельцу необходимо наблюдать за тем, как идут дела и насколько хорошо и точно Совет соблюдает его директивы.
- В конечном итоге владелец освобождается от оперативного управления финансами, а распределение средств и контроль финансовой деятельности передаются директору. Он получает возможность контролировать все расходы и доходы и видеть реальную картину положения дел, не занимаясь «текучкой». Если владелец является одновременно директором компании, в его функции также входит одобрение протоколов.
Обязанности сотрудников в такой модели заключаются в том, что в начале каждой недели они пишут заявки на выделение средств, т.е. в письменном виде сообщают руководителям о том, какие расходы предполагаются. И финансовое планирование происходит с учетом этих заявок.
В чем эффективность?
Такая модель эффективна в первую очередь для владельца. Он получает возможность полностью контролировать финансовую деятельность, не тратя на это много времени. Если у него возникают подозрения в неоптимальном распределении средств компании, он всегда может заглянуть в протокол Совета, где четко прописано, сколько денег и на какие нужды было выделено.
Помимо этого в результате передачи управления финансами компании наемным руководителям последние берут ответственность за свою область деятельности и за расходы своего отдела.
Внедрение финансового планирования также увеличивает устойчивость бизнеса в условиях нестабильного рынка. Это подтверждается фактическими данными. Дело в том, что во время внедрения этого инструмента происходит формирование фондов и резервов, за счет которых можно покрыть непредвиденные расходы. То есть по сути рост материально-денежных активов компании, и в случае форс-мажорных ситуаций деятельность компании не остановится. Важную роль также играет планирование расходов и доходов. У компании появляется возможность планировать доход не только на несколько дней, но и на несколько кварталов! А если есть возможность планировать, значит, есть возможность этим впоследствии управлять.
К примеру, вы видите, что исходя из существующих заказов, на следующей неделе планируется падение дохода. Соответственно, вы направляете внимание на сбор дебиторской задолженности, включаете в план отдела продаж обзвон «холодной» базы клиентов. То есть решаете проблему, которая возникнет в будущем, уже сегодня.
Перспективы для развития.
Финансовое планирование также является фундаментом для масштабирования бизнеса. Так, если владелец принимает решение развивать бизнес и масштабировать его, может появиться необходимость в открытии новых торгово-сервисных точек или в увеличении объема производства. В этом случае на каждом заседании Совета может выделяться определенный процент дохода на развитие компании. Таким образом, вы можете планомерно «подтягивать» кадровые ресурсы, производство, продажи и увеличивать оборот без существенных рисков.
Есть еще один аргумент в пользу внедрения модели финансового планирования. В знакомой мне IT-компании это стало одним из основных преимуществ во время аудиторской проверки due diligence. Известно, что инвесторы очень часто сталкиваются с нецелесообразными расходами и непрозрачной финансовой отчетностью. В компании, где применяется эффективное финансовое планирование, контроль за расходованием средств очень прост, а финансовая отчетность несложна и понятна для инвесторов. А значит, сомнений в вашей ответственности и добросовестности у них не будет.
Алена ШИПОШ, исполнительный директор компании «Высоцкий Консалтинг Минск»