Электронный коммерческий документооборот снижает издержки и повышает конкурентоспособность компании. В последние годы в Республике Беларусь активно ведутся работы по внедрению электронного коммерческого документооборота между партнерами в цепях поставок: внедрены международные стандарты описания и идентификации товаров, а также формы электронных документов, сопровождающих сделки.
На рынке появились компании, предоставляющие услуги электронного обмена документами между партнерами. Правительство принимает меры по переводу в электронную форму фискальных документов строгой отчетности: в стране уже запущен механизм обмена легитимными электронными товарно-транспортными и товарными накладными через аттестованных EDI-провайдеров (операторов электронного коммерческого документооборота) с предоставлением Министерству по налогам и сборам (МНС) удаленного online-доступа к создаваемым документам. Аттестацию EDI-провайдеров осуществляет комиссия в составе государственных органов управления и ведомственных министерств.
При этом электронные ТТН обрабатываются наряду с другими электронными документами, включая прайс-лист, заказ, ответ на заказ, уведомление об отгрузке, счет-фактуру и т.д. Такой подход позволяет субъектам хозяйствования совершать полный комплекс электронного взаимодействия в цепи поставок товара (услуги), снижая операционные издержки и решая задачи оперативного контроля совершаемых сделок.
После введения с 1 июля 2016 г. электронного счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость (ЭСЧФ), обязательного для всех плательщиков НДС, в службу технической поддержки АИС «Учет налоговых счетов-фактур» начали поступать запросы от компаний о помощи в автоматизации формирования и отправки документов на портал МНС. Субъекты хозяйствования с большим ежедневным документооборотом, безусловно, заинтересованы в механизме формирования ЭСЧФ на основе электронных первичных учетных документов (электронных товарно-транспортных или товарных накладных, электронных актов выполненных работ/услуг) в автоматическом режиме. Это сокращает временные затраты на подготовку данных и формирование документов, повышает достоверность данных в ЭСЧФ, уменьшает загрузку портала МНС, увеличивает степень автоматизации процессов на предприятии. Тем более, если предприятия будут осуществлять загрузку/выгрузку ЭСЧФ на/из портала МНС через аттестованных EDI-провайдеров, они смогут решить целый ряд задач:
- создается комплексный документооборот путем предоставления каждому конкретному участнику обмена своего набора автоматизации бизнес-процессов, вплоть до формирования платежных электронных документов (финансовый EDI), для обеспечения полного цикла поставки товара (услуги);
- электронный счет-фактура по НДС становится одним из документов единой системы коммерческого электронного документооборота, автоматически генерируемых на основе данных учетных систем пользователей, что упрощает внедрение ЭСЧФ и существенно сокращает транзакционные издержки;
- автоматизация процесса формирования ЭСЧФ избавляет от ошибок ручного заполнения и гарантирует прозрачность для отправителя, получателя и МНС;
- снижаются издержки юридических лиц по формированию и обработке ЭСЧФ, так как исчезает необходимость дорабатывать свои информационные системы, осуществлять техническую поддержку и сопровождение механизма передачи;
- осуществление EDI-роуминга с зарубежными провайдерами и предоставление данных в международную сеть GDSN поможет ускорить процесс поставок продукции на зарубежные рынки.
Нужно помнить, что мир не стоит на месте, и пока белорусские предприятия «раскачиваются», их конкуренты уже внедряют EDI и повышают эффективность своих бизнес-процессов. Речь идет, прежде всего, о западных торговых сетях и российских компаниях, которые выходят на рынок СНГ. В современной экономике все решает скорость, точность и надежность, а EDI позволяет исключить влияние человеческого фактора и гораздо быстрее, дешевле, со 100%-ной гарантией доставить контрагенту нужную информацию. Поэтому прогноз специалистов однозначен: предприятия, которые не перейдут с бумажного документа на электронный и не внедрят технологии электронного обмена данными в бизнесе (B2B) и предоставлении данных государству (B2G), в ближайшей перспективе останутся за бортом рыночной экономики.
Николай ЗАГОРСКИЙ
Продолжение читайте в печатной версии журнала.
Оформить подписку или купить номер всегда можно в редакции