Внедрение IT-решений на белорусских предприятиях до сих пор зачастую остается данью моде и дорогостоящей «игрушкой». Как избежать разочарования и получить весомые конкурентные преимущества, используя информационные технологии?
Рынок IT-решений в Беларуси можно назвать зрелым - но только с точки зрения поставщиков решений. Руководители предприятий склонны считать, что он все еще имеет признаки «дикого», когда заказчика правдами и неправдами склоняют к покупке того, что не приносит пользу, а стоит - дорого.
Искушенный маркетинг
Действительно, предприятия нередко покупают то, что им не нужно. Это следствие агрессивного маркетинга поставщиков IT-решений, которые вынуждены конкурировать в глобальном масштабе, и поэтому быстро осваивают технологии маркетинга. С одной стороны, любому руководителю и без маркетинга ясно, что IT-технологии необходимы. Но на этапе их выбора зачастую происходит подмена понятий, поскольку для начала нужно определиться: какое именно решение покупать и как встроить его в существующую «экосистему» предприятия? Прагматичный ответ - когда руководитель понимает, как они будут окупаться и в чем заключается окупаемость.
Директор компании «МиСофт НВП», дистрибьютора известной фирмы «1С» в Беларуси, Юрий Шепелкин отмечает: «Самый простой способ ощутить эффект от внедрения IT на предприятии - это внедрить те решения, которые нужны, в первую очередь, руководителю. По моим наблюдениям, для руководителей «старой закалки» важно обеспечить получение основной информации из существующих на предприятии систем автоматизации в «индивидуальном интерфейсе». В результате расширения возможностей, привыкания к компьютеру и самостоятельному получению информации у них появляется интерес к получению более детальной информации, с возможностью самостоятельной работы и повышением степени конфиденциальности. При таком подходе с использованием существующих систем гарантировано «дешевое» получение информации о бухучете, а также специфической информации - например, складской и др. Достаточно быстро и просто можно ввести в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений, приказов и т.д. Тем самым можно ускорить согласование документов и повысить контроль за исполнительской дисциплиной вплоть до отслеживания выполнения договоров и проектных работ. В современных системах документооборота эти возможности должны быть заложены. Хотя реальный подсчет экономического эффекта обычно возможен по итогам внедрения, так как оценка до завершения работ - ближе к теории, а не к жизни».
По словам директора компании «Информационные порталы и сервисы» Валентина Зубовича, один из успешных примеров для Беларуси - внедрение систем электронной отчетности.
«В целом это очень эффективно работает на экономику, - уверен эксперт. - Я оцениваю расходы на отправку отчета в бумажном виде в сумму около 150 руб. в среднем по экономике. На предприятии, которое предоставляет электронный отчет, экономия составляет порядка 40 руб. на один документ. Многие, даже государственные предприятия, уже осознали, что такого рода экономия оправданна. Один из наших заказчиков - государственная организация со штатом 25 человек, у которой 15 тыс. абонентов. Раз в квартал они получают и обрабатывают отчеты. Теперь, после внедрения электронной отчетности, половину отчетов они получают в электронном виде. И если раньше они с трудом сводили баланс «впритык», то сейчас находят время на то, чтобы поработать с должниками».
Шаг за шагом
Один из важных вопросов - внедрять полнофункциональное всеобъемлющее IT-решение или автоматизироваться постепенно? Эксперты традиционно считают необходимой полную автоматизацию. Дескать, если внедрять IT-решения по частям, это будет похоже на строительство дачи экономным способом: сначала - сарайчик, потом - еще один и т.д. В итоге никогда не получится комфортабельная усадьба. Однако практика вносит свои коррективы.
«Нет определения, что такое полная автоматизация. И очевидно, что нельзя все сразу сделать, - говорит В. Зубович. - Ведь мало - поставить программное обеспечение, надо обучить людей им пользоваться. Учитывая, что сейчас экономический эффект часто достигается за счет взаимодействия с другими организациями, потребуется время, чтобы контрагенты изучили новый способ взаимодействия. Одним словом, в Беларуси масштабные проекты не дают эффекта. Все так называемые «концепции» как раз и приводят к тому, что IT воспринимается как что-то сложное, дорогое и неэффективное. Это мнение нужно переломить. Поэтому большие проекты, на мой взгляд, следует продвигать по задачам - шаг за шагом».
Это мнение разделяют и представители крупных фирм-разработчиков (вендоров). Так, директор представительства SAP СНГ в Беларуси Илья Шулипин отмечает: «Современные информационные системы объединяет то, что, благодаря своей модульной структуре, они могут внедряться в разной последовательности, которая соответствует целям и специфике бизнеса. Например, можно начать с автоматизации взаимоотношений с клиентами, а в дальнейшем развивать систему в сторону учетной или аналитических частей, управления производством или развития персонала. Это позволяет разумно распределить инвестиции и получать результат в короткие промежутки времени».
Неожиданные барьеры
Хорошо известна и доступна статистика, подтверждающая безальтернативность внедрения IT-решений. И. Шулипин напоминает: «Излишняя сложность процессов стоит компаниям до 10% доходов ежегодно. До 80% времени (по данным The Boston Consulting Group) у компаний уходит на процессы, которые не приносят добавленной стоимости. Современные информационные системы позволяют значительно упростить процессы и максимально отказаться от тех из них, которые не приносят прибыли компаниям».
Как правило, поставщики крупных решений - компании международного уровня - поставляют способы эффективной реорганизации бизнес-процессов - так называемые bestpractices (лучшие мировые практики). Однако на предприятиях не всегда готовы встретить подобные изменения лояльно.
Ю. Шепелкин подчеркивает: «Очень многое зависит от сопротивления автоматизации, как осознанного, так и неосознанного. Первый вариант вызван тем, что автоматизация устраняет многие возможности не исполнять служебные обязанности в полной мере. А также выявляет некомпетентность сотрудников, формализуя бизнес-процессы, решает недокументированные проблемы на предприятии и устраняет незаменимость исполнителей. Кроме того, она препятствует воровству. Второй вариант сопротивления возникает из-за консервативности опытных специалистов и их настойчивого желания работать в привычном стиле. По этим причинам необходимым условием успешности проекта должно быть его подчинение как минимум главному инженеру или заместителю генерального директора. Если же за это отвечает главбух или начальник АСУ, то вероятность успешности проекта очень низка, а сроки будут сорваны практически всегда».
Неуловимая цена
Поставка IT-решений в большинстве случаев связана с проведением тендера. И побеждает тот поставщик, который предлагает наименьшую цену. В этом участники рынка видят большую проблему. Во-первых, низкая цена нередко поступает от недостаточно квалифицированного поставщика или новичка на рынке, готового утвердиться, независимо от коммерческой состоятельности проекта. Новичок в IT - это почти наверняка отсутствие опыта и практики соблюдения сроков. Низкая квалификация означает проблемы со внедрением и поставку не самого оптимального решения.
Еще одна особенность проведения белорусских тендеров в том, что, как правило, тендерную спецификацию заказчик готовит своими силами. По мнению специалистов, при этом он сам себя ставит в невыгодное положение. В IT-решениях всегда есть нюансы, которые неспециалист не отражает в техническом задании (ТЗ).
«Надо понимать, что реальная автоматизация требует значительных затрат на изучение деятельности предприятия, создания его информационной «модели», принятия решения о необходимости автоматизации конкретных видов деятельности с оптимизацией бизнес-процессов, - подчеркивает Ю. Шепелкин. - Справедливая цена может появиться только после детального обследования и составления ТЗ. Например, исходя из опыта внедрения 1С, оно должно стоить 25-33% полной стоимости автоматизации. К сожалению, я не знаю ни одного случая подобного подхода у нас в стране. Все неучтенные моменты и изменяющиеся в процессе внедрения цели ведут как к удорожанию автоматизации, так и к снижению качества выполненных работ».
Примечательно, что чем дешевле обойдется заказчику этап подготовки к автоматизации, тем дороже и ему, и исполнителю в конечном итоге будет стоить проект. Почему исполнителю? Ему придется бесплатно переделывать уже выполненные работы.
Вместо резюме: IT - это все-таки просто!
Итак, успешное внедрение IT-решения на предприятии зависит соблюдения ряда условий:
во-первых, необходимо, чтобы руководитель предприятия осознавал необходимость автоматизации и четко представлял, какую прибыль он намерен получить в результате, а также в какие сроки ожидает окупаемости проекта;
во-вторых, при проведении тендера важно корректно составить ТЗ. Следуя рекомендациям действующего законодательства, это лучше поручить независимой компании. Найти ее можно, обратившись в профильное бизнес-объединение;
в-третьих, при дефиците средств стоит избегать глобальных проектов, а автоматизировать конкретные процессы шаг за шагом, жестко контролируя соблюдение сроков внедрения каждого решения.
Игорь КЛОКОВ
Мнение эксперта
Илья Шулипин, директор представительства SAP СНГ в Республике Беларусь:
- В зависимости от индустрии база для перехода к цифровой экономике (экономике Digital) бывает разной. Перевод базовых процессов в Digital можно сравнить с наведением порядка в доме.
Например, для производственных предприятий ERP (автоматизированная система для планирование ресурсов предприятия) - это основная система, единый источник данных для производства, финансового и управленческого учета, управления персоналом, планирования и сбыта, отчетности и прогнозирования. Для банков - это системы Core Banking и CRM. Хотя нельзя недооценивать важность HCM (Human Capital Management - управление кадрами), ведь большая часть затрат банка приходится на персонал. Для транспортных компаний - управление логистикой и подвижным составом.
Именно Core процессам, по нашему опыту, наибольшее внимание уделяют предприятия Беларуси, в том числе и такие лидеры экономики, как ЗАО «БНК» (экспортное подразделение государственной компании «Белоруснефть») и ОАО «Газпром трансгаз Беларусь».
Очевидно, что компании, которые не шагнули в Digital и не навели порядок у себя в доме, с каждым годом все сильнее отстают от конкурентов в скорости принятия решений и точности оценки рисков. Им все сложнее управлять ресурсами, избегать ненужных издержек и, в конечном итоге, оставаться на рынке.
Валентин Зубович, директор ООО «Информационные порталы и сервисы»:
- Есть несколько проблем, которые мешают успешному внедрению IT-решений. Часто заказчик не учитывает понятие жизненного цикла IT-продукта - вкладывает деньги в разработку, но не думает о внедрении и последующем сопровождении. Законодательством Республики Беларусь рекомендовано привлекать для разработки ТЗ консалтинговые организации, но этим мало кто пользуется. Есть понятие проведения IT-аудита для определения готовности предприятия к внедрению IT-решения. Разработка ТЗ - это и есть IT-аудит, или предпроектное обследование.
Кроме того, цена не должна быть единственным критерием при выборе поставщика. Заказчики уже понимают это и определяют квалификационные требования к компании-поставщику: опыт работы, отзывы и др. Но для того чтобы правильно определить критерии выбора, необходимо обращаться в отраслевые ассоциации, например, в ассоциацию «Инфопарк». Ни один подобный запрос «Инфопарк» не проигнорировал.
Главное - если у заказчика будет понимание, как получить отдачу от вложенных средств, - он приобретает мощный рычаг для контроля за поставщиком. Только в этом случае IT-проект будет успешным.
Продолжение читайте в печатной версии журнала.
Оформить подписку или купить номер всегда можно в редакции