Персональные данные сотрудников: как не попасть в ловушку закона?

Закон о защите персональных данных в Беларуси (№ 99-З) вступил в силу 15 ноября 2021 года. Он устанавливает строгие правила обработки и хранения личной информации, включая данные сотрудников. Несоблюдение закона грозит серьезными штрафами. Как избежать нарушений при ведении кадрового учета? Разбираемся в статье.

Зачем нужно знать о защите персональных данных?

В современном мире информация – ценный актив. Персональные данные сотрудников, такие как паспортные данные, адрес, сведения об образовании, семейном положении, доходах, состоянии здоровья, – не исключение. Закон № 99-З призван защитить граждан от неправомерного использования их личной информации. Для бизнеса это означает необходимость соблюдения ряда требований при обработке и хранении данных сотрудников. Игнорирование закона может привести к серьезным последствиям: от административных штрафов до судебных разбирательств и репутационных потерь. Как говорил Билл Гейтс: «Информация – это король». Но в контексте закона, король должен действовать в рамках установленных правил.

Какие риски несет неправильное хранение кадровых документов?

Представьте себе ситуацию: личные дела сотрудников хранятся в незапертом шкафу, доступ к ним имеет любой желающий. Или данные сотрудников передаются третьим лицам без их согласия. В обоих случаях закон будет нарушен. Наиболее распространенные нарушения при ведении кадрового учета:

• Неправомерный доступ к персональным данным: отсутствие четких правил доступа к личным делам сотрудников, хранение документов в незащищенном месте.
• Передача данных третьим лицам без согласия субъекта: передача данных в сторонние организации (например, для рассылки рекламы) без предварительного согласия сотрудника.
• Сбор избыточной информации: сбор данных, не имеющих прямого отношения к трудовым отношениям (например, религиозные убеждения).
• Несоблюдение сроков хранения: хранение документов дольше установленных законом сроков.
• Отсутствие согласия на обработку данных: обработка персональных данных без предварительного согласия сотрудника.

Как избежать нарушений?

Чтобы избежать проблем с законом, необходимо внедрить систему защиты персональных данных в кадровом делопроизводстве. Вот несколько ключевых шагов:

1. Разработайте Положение о защите персональных данных: этот документ должен регламентировать все аспекты обработки и хранения персональных данных в организации.
2. Определите ответственных за обработку данных: назначьте сотрудников, ответственных за соблюдение требований закона.
3. Ограничьте доступ к персональным данным: установите четкие правила доступа к личным делам сотрудников. Доступ должен быть только у уполномоченных лиц.
4. Получайте согласие на обработку данных: перед обработкой персональных данных необходимо получить согласие сотрудника. Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным.
5. Обеспечьте конфиденциальность данных: храните документы в защищенном месте, используйте надежные пароли для доступа к электронным базам данных.
6. Соблюдайте сроки хранения документов: уничтожайте документы по истечении установленных законом сроков хранения.
7. Обучите сотрудников: проведите обучение для сотрудников отдела кадров по вопросам защиты персональных данных.

Что делать при найме и увольнении?

При найме сотрудника необходимо получить его согласие на обработку персональных данных. В трудовой договор можно включить пункт о согласии на обработку данных. При увольнении необходимо уведомить сотрудника о дальнейшем хранении или уничтожении его персональных данных.

Специфика при разовом привлечении персонала

При разовом привлечении персонала (например, на выставки или промо-акции) также необходимо соблюдать требования закона о защите персональных данных. В данном случае необходимо заключить с привлеченными лицами гражданско-правовой договор, в котором будет прописано согласие на обработку их персональных данных для целей выполнения договора. Важно помнить, что объем обрабатываемых данных должен быть ограничен целью договора. После выполнения договора данные должны быть уничтожены или обезличены, если иное не предусмотрено законодательством.

Что делать сначала и потом регулярно?

• Сначала: проведите аудит текущей системы обработки и хранения персональных данных. Разработайте и внедрите Положение о защите персональных данных. Обучите сотрудников.
• Регулярно: проводите внутренние проверки соблюдения требований закона. Отслеживайте изменения в законодательстве. Актуализируйте "Положение о защите персональных данных".

В заключение:

Соблюдение закона о защите персональных данных – это не просто формальность, а необходимое условие для ведения бизнеса в современных условиях. Внедрение системы защиты персональных данных поможет избежать штрафов, сохранить репутацию и укрепить доверие сотрудников. Как говорил Стив Джобс: «Единственный способ делать великое дело – любить то, что ты делаешь». В контексте данной статьи, можно перефразировать: единственный способ избежать проблем с законом – ответственно относиться к обработке персональных данных.