Здоровая экономия по всем статьям затрат способна существенно увеличить маржу любого бизнеса. Ведь добавленная стоимость определяется не только тем, по какой цене мы продаем товар или услугу, но и ее себестоимостью. При этом конечный финансовый результат зависит от умения управлять мелкими расходами не меньше, чем от стратегических решений в том или ином проекте.
К пониманию сокращения затрат в малом и среднем бизнесе лично я пришел не сразу. Все началось в конце 2011 г., когда я начал работать независимым менеджером по продажам светодиодного оборудования у одного из белорусских производителей. Уже к концу первого месяца работы стало скучно проговаривать эффективные скрипты, обеспечивающие сделку с клиентом, и систематизировать их в стройную систему продаж, поэтому я стал общаться с клиентами на общие темы, и предметами таких бесед зачастую оказывалось сокращение затрат.Еще и потому, что этот год объявлен годом бережливости, не лишним будет представить на суд читателей стратегию и тактику работы с затратами, которую я с тех пор взял за основу и активно практикую в своих консалтинговых проектах. При этом речь пойдет о способах экономии, не требующих дополнительного вложения инвестиций.
Затраты можно условно разделить на 2 категории: стратегические и операционные. Первые - напрямую влияют на рост бизнеса и денежный поток. Сюда, например, стоит отнести расходы на рекламу, разработку и ввод нового продукта, маркетинговые мероприятия и т.п. Вторые - обеспечивают работу бизнеса. Они направляются на нужды бухгалтерии, офиса, связаны с покупкой современных компьютеров, питьевой воды и прочих «радостей» сотрудников, что создает комфорт на рабочем месте.
Возьмем за аксиому тот факт, что каждое сокращение стратегических затрат неминуемо плохо скажется на бизнесе, пусть даже в краткосрочном периоде вы будете в плюсе. Поэтому сокращать их можно лишь крайнем случае. О стратегических затратах более подробно поговорим в другой раз, это действительно интересная тема, больше касающаяся маркетинга и продаж. А вот операционные затраты – то, на чем можно и нужно начать экономить уже сегодня.
Должен сразу предупредить, работа по сокращению операционных затрат нелегкая и требует от руководителя прямолинейного и твердого желания навести порядок в компании, внедрения непопулярных и где-то даже жестоких мер по отношению к персоналу. Ведь главное правило экономии гласит: расход на обеспечение не нужен, пока не доказано обратное. Пока сотрудники вам не начнут ежедневно «сверлить мозг» и день изо дня говорить о том, что без чего-то они жить не могут, вам точно не стоит выделять средства на такое «обеспечение».
Во-первых, сэкономить можно на кадровом ресурсе. В любом коллективе всегда найдется пара-тройка человек, работу которых вполне может заменить 1 сотрудник. По опыту консалтинговых проектов скажу, что если построить отдел продаж по принципу конвейера и превратить его в машину для зарабатывания денег, то из нескольких десятков человек может и вовсе остаться только 8-10.
Во-вторых, объектом экономии может стать время. Зачем человеку, успешней остальных ведущему переговоры, заключающему контракты и приносящему самые высокие прибыли, тратить время на поиск контрагентов через холодный обзвон или работу с базами данных. Пусть проводит финальные переговоры с клиентами, начальную же и подготовительную работу делают другие. А сколько времени ваши сотрудники тратят на отчеты? Вы уверены, что сбор такой информации напрямую влияет на принятие тактических или стратегических решений? Если нет - исправьте это. А взять совещания… Вы же наверняка планируете совещание и целесообразность присутствия на нем каждого из работников, уделяете сотруднику ровно требуемое для обсуждения время, а потом отпускаете его. Тогда можно было бы об этом не писать. Если это не так, тогда скажу вам, что могу подсчитать количество денег, недополученное (теряемое) фирмой за каждую непродуктивную «летучку». Вообще, время также можно условно разделить на стратегическое и операционное (в контексте этой статьи). Естественно, пример его рационального использования должен подать руководитель. Если таких примеров нет, требовать чего-то от работников будет намного сложнее. Дальнейшее углубление в тематику времени приведет нас к тайм-менеджменту и отдалит от сути статьи. Поэтому - возвращаемся.
Следующим ресурсом для экономии может стать площадь офисного помещения. В большинстве компаний она в 1,5-2 раза больше, чем реальная потребность, а значит, метры используются неэффективно.
Производительность современных компьютеров выше, чем нужна работникам, печатающим в Word или Excel. Поэтому покупайте самые простые и дешевые модели.
Производительность современных компьютеров выше, чем нужна работникам, печатающим в Word или Excel. Поэтому покупайте самые простые и дешевые модели.
Обязательно введите правило, что новые статьи расходов могут появляться лишь с личного согласия директора. А лучше - сделать так, чтобы расходование денег сопровождалось преодолением сложных бюрократических преград: четкое обоснование затрат, служебная записка, требование обеспечить экономию без дополнительного финансирования и пр.
Чаще говорите «нет». Пришел сотрудник с просьбой что-то закупить - говорите «нет». Придет еще раз - снова «нет». В третий раз, если придет - значит, действительно необходимо.
Чаще говорите «нет». Пришел сотрудник с просьбой что-то закупить - говорите «нет». Придет еще раз - снова «нет». В третий раз, если придет - значит, действительно необходимо.
Следующий блок сокращения затрат связан с контрагентами. Работа с поставщиками - один из самых простых и быстрых способов сэкономить. Часто поставки или закупки представляются чем-то второстепенным, директору не хочется забивать себе этим голову, поэтому он отдает их менеджеру по закупкам и зря это делает. Что, по вашему, проще сделать: «прожать» поставщиков на 5% или снизить расходы на производство на 15%? Простая математика даст ответ. Представим, что 60% расходов приходится на закупки, 20% - на производство, 20% - на административные расходы. Теперь смоделируем сокращение расходов на закупки на 5%, с учетом их веса в совокупных затратах общая экономия составит 3%. Чтобы добиться такого эффекта на производственных издержках, их придется сократить на 15%.
Контролируйте менеджера по закупкам, выступайте «внешним злодеем» по сбиванию цен, ведите переговоры о стоимости контрактов, но не занимайтесь сами закупками. Тем самым вы снизите риски откатов и прочих проблем.
Контролируйте менеджера по закупкам, выступайте «внешним злодеем» по сбиванию цен, ведите переговоры о стоимости контрактов, но не занимайтесь сами закупками. Тем самым вы снизите риски откатов и прочих проблем.
Поручите менеджеру по закупкам периодически анализировать цены поставщиков, искать новых, более дешевых. Нашли самый интересный прайс - отправьте его своему поставщику. Этим простым действием вы решаете две проблемы: а) находите сильный аргумент в пользу скидок; б) приучаете поставщика к тому, что вы ищете лучшие цены. В будущем он семь раз подумает, прежде чем повысить стоимость контракта для вашей компании.
Экономьте на пересылке документов, автопарке, складе. Занимайтесь энергосбережением. Пресекайте использование офисных ресурсов в личных целях (принтер, телефон, Интернет, канцтовары). Часто выгоднее обратиться к услугам курьера, чем отправлять работника в командировку. Порой можно сэкономить на брэнде, обслуживании техники, платной подписке, телефонии, Интернете, мебели. Многие директора, всерьез взявшись за издержки, вскоре понимают, как много прибыли они не дополучали. И тогда финансовые показатели фирмы быстрее идут вверх.
{jcomments on}