Что может «виртуальная канцелярия»?

Выражение «без бумажки ты букашка» с внедрением систем электронного документооборота потеряет всякий смысл. И в целом безбумажное общение людей, коллективов, предприятий и ведомств имеет массу преимуществ, считает Валентина ПОЛЕЩЕНКО, директор ООО «Электронное дело» - компании, которая уже много лет успешно внедряет автоматизированные системы в этой сфере. По просьбе редакции она рассказала об основных проблемах документооборота на предприятиях и способах их решения.

- Валентина Яковлевна, может быть, прежде чем переводить переписку в электронный формат, ее нужно сначала оптимизировать?

- Безусловно, сначала надо исследовать сложившийся на предприятии документооборот. Затем - исключить лишние операции. Например, в общей канцелярии, во всех подразделениях и отделах, контролирующих исполнение, ведутся журналы регистрации документов. И на этом учете задействовано немало людей. В нашей системе мы можем исключить все эти регистрации, ведь «маршрут» электронного документа всегда можно легко проследить, увидеть, как он исполнялся, что существенно облегчает контроль. С помощью нашей системы можно упростить регистрацию однотипных документов путем автоматического создания регистрационных карточек.

Для этого при обследовании наши специалисты определяют основные группы документов и строят схемы их движения. Если выявляются какие-то неоправданные отклонения от оптимального «маршрута», мы ставим перед руковод­ством предприятия вопрос об изменении схемы. И почти всегда такое решение принимается.

Но гораздо чаще документооборот подстраивается под предприятие, а не наоборот. В последнее время многие внедрили системы менеджмента качества ИСО 9000, в которых деловая переписка подчиняется определенным стандартам. И если на предприя­тии такая система имеется, то мы адаптируем к ней наш комплекс. Именно так мы поступили, например, в Белорусском государственном университете, где требовалось автоматизировать документооборот в соответствии с системой менеджмента качества.

- Может ли система освободить директора от рассмотрения документов, с которыми вполне могут поработать и принять решение другие сотрудники предприятия?

- Согласно сложившимся правилам управления, директор устанавливает полномочия при решении различных вопросов для своих заместителей и других специа­листов предприятия.   Поэтому распределять документы  в соответствии с установленными полномочиями должен специалист, будь то начальник канцелярии или помощник директора. А вот круг сотрудников, имеющих доступ к тому или иному документу, можно ограничить программными средствами нашей системы. При бумажной технологии сделать это надежно не всегда удается из-за пресловутого человеческого фактора: например, курьер покажет приятелю-специалисту документ, даже не осознавая, что он содержит конфиденциальную информацию, являющуюся порой коммерческой тайной. Кроме защиты от лишних «глаз» автоматизированная система по­стоянно ведет протокол действий, которые совершались с документом, - вплоть до просмотров. Так что если началась утечка информации или произошло другое ЧП, всегда можно «вычислить», кто к этому причастен.

- Насколько легко работающие на предприятиях специалисты в области документооборота могут адаптироваться к безбумажной технологии?

- С внедрением автоматизированной системы документооборота функции канцелярий существенно сокращаются, так как при бумажной технологии документы возвращаются в канцелярию многократно, после каждой произведенной операции или наложенной резолюции, о чем делаются отметки в регистрационных документах.

В электронном документообороте отнюдь не канцелярские работники, а начальники структурных подразделений и специалисты становятся главными фигурами. Их задача - быстро получить документ, исполнить его, провести процедуру согласования, довести до директора ответ на данное поручение и все это - в электронном виде. Именно так уже 6 лет работает ЗАО «Атлант», где мы внедрили нашу систему: все документы курсируют только в электронном виде и заверяются электронными цифровыми подписями (ЭЦП).

- Какие еще преимущества у электронного документооборота?

- Самое главное - прозрачность принимаемых решений, обеспечение сохранности документов и исключение их потерь, что нередко бывает при традиционной технологии. А это, безу­словно, поднимает на новый уровень исполнительскую дисциплину и в конечном итоге повышает эффективность управленческого труда. Движение информации внутри организации ускоряется в несколько раз. По нашим подсчетам, экономится 40% времени, затрачиваемого на подготовку, согласование и утверждение документов.

Большое значение имеет доступ к банку электронных документов в течение длительного времени - как определит руководитель. Например, в Государст­венном таможенном комитете, где также работает наша система, можно посмотреть, как решалась та или иная проблема, начиная с 2005 г. Это позволяет анализировать опыт и оптимальные пути развития службы. Еще, как оказалось, банк документов стал большим подспорьем для молодых кадров, которые имеют возможность, изучая историю того или иного вопроса, быстрее освоить работу.
Кстати, система позволяет создавать информационные хранилища знаний, например, о новых технологиях отрасли, которые тоже можно накапливать. И когда готовится совещание, такая информация рассылается всем его участникам, чтобы они пришли подготовленными.
Директор при необходимости может просмотреть в системе документы, которые поступили другим специалистам. Это позволяет ему объективно оценивать степень загруженности специа­листов: он может войти в виртуальный кабинет своего подчиненного и реально увидеть, «завален» тот документами или нет.

Немаловажный выигрыш заключается и в том, что предприятие начинает экономить все ресурсы, связанные с подготовкой документов: бумагу, расходные материалы для принтеров и копировальных устройств, электроэнергию, уменьшаются затраты на почтовые отправления и курьер­скую связь. При эксплуатации безбумажной технологии документирования в ЗАО «Атлант» получили примерно 20% экономии.

- Как называется ваша система? И может ли она взаимодейст­вовать с разработками ваших коллег, скажем, в рамках проекта «Электронная Беларусь»?

- Наша система называется так же, как и предприятие, - «Электронное дело». Она разрабатывается под конкретные нужды заказчиков на базе платформы «Дело» российской компании «Элект­ронные Офисные Системы».

Если же говорить об интеграции с другими подобными комплексами, то это вполне возможно. Мы участвуем в проекте по интеграции системы «Электронное дело» с системой межведомственного документооборота (СМДО), которая позволит связать министерства и ведомства с Советом Министров и Администрацией Президента РБ, а также с системой обмена электронными документами в Национальном банке Республики Беларусь с другими банками (СМВЭДО). На очереди - решение проблемы обмена документами между предприятиями и их партнерами. Данный процесс должен ускориться после становления в нашей стране единого республиканского удостоверяющего центра, который будет подтверждать подлинность электронных цифровых подписей.                                    

      ООО «Электронное дело», 220004, г. Минск, ул. Раковская, 18, к. 2-3
Тел./факс: +375 17 203-05-88
e-mail: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

{jcomments on}