Юрий ГАЙДУК
• организационную;
• координационную;
• аналитическую;
• контрольную.
Организационная функция означает то, что компания должна в своей деятельности оперировать такими терминами как «подготовить», «упорядочить», «основать», «объединить». Организационная функция базируется на 3 китах: отношения с государственными органами, с контрагентами и внутри организации.
Существует 3 типа структуры.
1. Функциональная (сегодня в Беларуси 95% организаций придерживается именно ее) предполагает, что каждый орган управления специализирован на выполнении отдельных функций на всех уровнях управления. 2. Матричная представляет собой современный эффективный тип организационной структуры управления, построенной на принципе двойного подчинения исполнителей: c одной стороны, непосредственному руководителю функциональной службы, а c другой - руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии c запланированными cpoкaми, pecypcaми и качеством.
3. Дивизиональная (схожа со структурой холдингов) предполагает, что критерием группирования должностей в отделы (дивизионы) выступают виды выпускаемой продукции, регионы или группы потребителей.
Организационная структура управления - один из первых документов, по которому судят о компании, он требуется при анализе ее деятельности, сертификации по стандарту ИСО 9000, создании автоматизированной системы управления и т.д., а также при разработке большинства регламентирующих документов компании.
Структура организации наглядно представлена в виде органиграммы - это схема с указанием всех подразделений предприятия (управлений, отделов, служб, цехов, групп и т.п.) и руководящих должностей (руководителей подразделений).
Однако структура компании характеризует только некоторые формальные аспекты ее внутреннего устройства: разделение на отдельные звенья и установление подчиненности этих звеньев. Все остальные аспекты устройства определяются принятыми в компании системами планирования, бюджетирования, мотивации, делегирования полномочий, системами показателей, функциональным или процессным подходом и т.д., а также ее кадровым составом. В соответствии с этим многие выводы о преимуществах и недостатках отдельных структур в отрыве от других аспектов носят поверхностный характер. Недостаток какой-либо структуры в одних условиях может обернуться преимуществом в других, и наоборот.
Грамотно разработанные и эффективно внедренные компанией «правила игры» позволяют добиться невероятных успехов! Приведу их перечень.
Положение о персонале, которое в отличие от обязательных Правил трудового распорядка охватывает широчайший круг вопросов жизни и работы сотрудника в компании (от подбора кандидатов на вакансии, аттестации, обучения до особенностей костюма и макияжа, которые приветствуются).
«Миссия компании». Чтобы разработать ее, надо задаться тремя главными вопросами: как компания видит свой бизнес; как будет работать; как относится к тому, чем занимается? Отвечая на них, можно «прописать» стратегию, задачи развития компании, ресурсы, процедуры и ценности.
Кодекс компании отражает ее цели и принципы взаимоотношений с партнерами по бизнесу, клиентами и своими сотрудниками. Его цель - поддержать такую рабочую атмосферу, которая способствовала бы взаимному уважению, честности и открытости. Приведем пример такого кодекса.
1. Соблюдение законов
Компания работает в соответствии с действующим законодательством.
2. Экологическая ответственность
В работе используются только экологически чистые и сертифицированные материалы, то же требуется от партнеров и поставщиков.
3. Честная конкуренция
Компания основывает свою деятельность на уважении как к клиентам и партнерам, так и к конкурентам, соблюдая принцип честности и открытости.
4. Условия труда
Здоровье и безопасность, личностный и профессиональный рост каждого сотрудника - главные приоритеты кадровой политики. Компания приветствует открытый обмен мнениями, идеями и критическими замечаниями.
5. Ведение документации и отчетность
Все финансовые документы и записи, бухгалтерская книга и счета компании как в электронной, так и в бумажной форме отражают все сделки и изменения.
6. Конфиденциальность и частная информация
Компания использует личную информацию о партнерах, клиентах, поставщиках и сотрудниках в конфиденциальном порядке.
7. Жалобы и предложения
Жалобы или предложения по вопросам, изложенным в Кодексе, можно представить анонимно, конфиденциально или любым другим способом.
8. Ответственность
Все сотрудники обязаны следовать предписаниям Кодекса. В случае нарушения какого-либо пункта может быть принято решение об освобождении от должности и расторжении трудового контракта.
Зачем нужны кодексы? Известно, что универсальных норм поведения человека в различных ситуациях не существует. А в кодексе вы сможете установить стандарты применительно к своей деятельности. Вы зададите определенную модель поведения и установите единство отношений между сотрудниками. Говоря научными словами, кодекс - значимый фактор передачи ценностей компании всем сотрудникам. Как врачи принимают клятву Гиппократа, так и в вашей компании может происходить обряд «обращения в профессию». И, наконец, с помощью кодекса вы сможете попытаться стереть противоречия между многими группами людей: клиентами, наемными работниками, акционерами, поставщиками, конкурентами, чиновниками и др.?
Между прочим, в Вели¬кобритании почти все крупные компании и половина мелких фирм имеют Внутренний кодекс этических стандартов, а в Японии очень популярны «Карты этики».
Разработчикам внутренних (локальных) документов придется столкнуться с этапами их создания. Сначала нарисуйте схему документов именно так, как вы ее представляете. Из всего того, что есть, выберите документы, которые необходимы вашей компании. Чтобы провести такую операцию, надо, во-первых, ответить на два вопроса:
• какие локальные документы есть на предприятии в настоящее время, будут ли они существенны сейчас и в будущем;
• какие локальные документы отсутствуют и будут ли они необходимы в дальнейшем.
Во-вторых, определите сроки подготовки таких документов и назначьте ответственных за их разработку.
Установите иерархию локальных документов по их важности (значительности). Составьте график подготовки и согласования документов. Согласуйте с коллективом все морально-этические нормы. Сотрудники компании должны не просто согласиться, но и выразить солидарность с ними.
Запомните очень важное правило: сотрудник, причастный к разработке и внедрению корпоративных норм, будет выполнять их с рвением.
И, наконец, надо ввести документы в действие. Дайте возможность каждому работнику ознакомиться с документами, высказать свое мнение и внести предложения, используя для этого внутрикорпоративный сайт или анкетирование с применением бумажных носителей.