Как вернуть «потерянное время»

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки, но прежде всего технология, позволяющая работать более эффективно.

У каждого из нас есть свой капитал - это время. Но умеем ли мы грамотно им распорядиться? Каждый день у нас есть 24 ч и то, как мы их потратим, - проведем с пользой или наоборот - зависит от нас. Время - это невосполнимый ресурс, и как бы мы ни хотели, вчерашний день и его возможности уже не вернуть.

Сколько стоит время?

Чтобы понять, насколько эффективно вы распоряжаетесь своим временем, сделайте простое упражнение. Напишите на бумаге (или в электронном варианте) все дела, включая самые незначительные, которые вы вчера сделали, а напротив укажите, сколько времени на это ушло. Например: совещание - 90 мин, вебинар - 45 мин, встреча с клиентом - 50 мин, очередь в магазине, проверка электронной почты… и т.д. В получившемся списке отметьте дела, которые принесли пользу лично вам и компании в настоящем или могут помочь добиться значимых результатов в будущем. Посчитайте общее количество времени, затраченное на эти дела. Оцените, насколько полезными были оставшиеся дела и задачи для достижения вашей цели? Можно ли было обойтись без них или поручить их выполнение подчиненным и коллегам? Посчитайте время, потраченное на эти дела, а затем - сравните.

Если у вас ушло больше времени на незначительные дела, значит вы растрачиваете свое время на то, что не принесет вам пользы сейчас и не поможет в достижении цели в будущем. Если наоборот - ваша система работает хорошо. Однако даже в этом случае можно найти способы, которые позволят вашей системе стать более эффективной, а вам - получить резерв времени на отдых, семью, саморазвитие и др. Именно в этом помогает такая технология как тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент - не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Важно лишь найти такие цели и распределить свое время в соответствии с ними, чтобы тратить невосполнимый ресурс на то, что действительно важно.

Что делать руководителю, у которого в подчинении большое количество людей, огромное количество дел, которые необходимо выполнить и проконтролировать, а при этом еще и придумать что-то инновационное? Чтобы быть эффективным руководителем, необходимо так устроить свой день, чтобы хватало времени и сил на работу, семью, отдых, саморазвитие. Эффективность - очень важный фактор. Каждый из нас, если научится эффективно справляться с множеством дел, сохраняя при этом ясность рассудка, спокойствие и контроль над ситуацией, обретет возможность жить и работать на полную мощность. Это лучший способ безраздельно посвятить всего себя делу, которым вы занимаетесь в данный момент.

Писатель Марк ван Дорен писал: «В  наших силах сделать только одну вещь, и  самые счастливые люди - те, кто сумеет сделать это с полной самоотдачей. Мы можем целиком сосредоточиться на настоящем моменте. И обратить внимание на открывающуюся перед нами возможность». В современных условиях именно так должны действовать профессионалы, чтобы быть успешными и эффективными. Только такой образ действий помогает сохранить душевное равновесие людям, подверженным перегрузкам и стрессам, и дает свободу целиком посвящать себя важным делам.

План и приоритеты

Тайм-менеджмент руководителя - это прежде всего планирование рабочего дня. Чтобы сделать его гибким, удобным и комфортным, не загоняющим в слишком жесткие рамки, необходимо знать правила планирования.

План обязательно должен быть материальным, т.е. записан на бумажном либо электронном носителе! Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте список в течение дня. Это потребует пару минут, но даст вам управляемость и подконтрольность ваших задач, возможность ничего не забыть и правильно расставить приоритеты.

Планирование - процесс регулярный. Может показаться, что планы не работают, что все равно ничего не получается. Но как и в любом деле, если мы хотим добиться результатов, то должны регулярно выполнять определенные действия. Так и с планами. Составлять их необходимо регулярно!

Планирование должно быть реалистичным. Можно включить в план сто задач, или двадцать. Но реально ли это сделать за день? Даже если на каждое дело мы отведем по 10 мин, то можно выйти за рамки 24 ч. Если это планирование рабочего дня, то вы должны расписать восьмичасовой рабочий день. Помните при этом о незапланированных делах, внезапных ситуациях и форс-мажоре, которые могут появиться в течение дня.

Правило расстановки приоритетов. Если все дела и задачи в течение дня выполнить не получается, необходимо выбрать наиболее приоритетные. А от некоторых, возможно, необходимо отказаться или перепоручить подчиненным.

План должен быть гибким. Чтобы, с одной стороны, не опаздывать, выполнять все вовремя, укладываться в сроки, а с другой - оперативно реагировать на изменения в течение дня и корректировать свой план.

При планировании мы обычно имеем дело с тремя типами задач.

1. «Жесткие» встречи, привязанные к конкретному моменту времени (например, совещание в 12.00). При их планировании обязательно закладывайте резерв времени на:

• дорогу, что особенно актуально в больших городах;
• вспомогательные дела - вошел, подготовился, положил ноутбук в портфель, оделся;
• организационные нестыковки - контрольно-пропускной режим, путаница в переулках, адресах и т.д..

2. «Гибкие» задачи - не привязанные к времени (например, узнать время презентации, подписать документы, просмотреть почту). «Гибкие» - не означает «необязательные» или «не имеющие срока исполнения». У этой задачи тоже может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
3. «Бюджетируемые» задачи - крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно много времени (например, подготовиться к презентации - 2 ч).

Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи - более мягко. Причем в тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчет, который необходим, но который очень не хочется делать. Самое важное - начать действовать, сделать первый шаг. В этом вам поможет настрой на работу. У каждого человека есть свой ритуал: утренний кофе за рабочим столом, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге или написание плана. Мотивировать себя можно и методом поощрения, например, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если удастся справиться со всеми задачами, или устроить встречу с друзьями в конце недели. Но, конечно, главный стимул - построение карьеры, увеличение доходов и повышение статуса.

Задачи «гибкие» и «жесткие»

Специалисты советуют следующий алгоритм планирования дня:

1. В свободном пространстве составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
2. Выделите красным цветом 2-3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи - привязанные к точному времени.
4. «Забюджетируйте» время для приоритетных задач, требующих достаточно много времени.
5. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

В результате ваш план будет выглядеть примерно следующим образом:

В колонке слева у вас окажутся «жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной привязкой к сетке времени. Справа - список «гибких» задач, наиболее приоритетные из которых выделены красным цветом. Благодаря наглядности левой части плана мы сразу же видим «окна», в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом хорошо видно, хватит ли на них времени. Обратите внимание: в этом плане много «воздуха», т.е. мы не пытаемся расписать по времени все задачи. Благодаря этому план устойчив к любым внешним помехам. Если появляется новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем приоритетность и запускаем выполнение.

Чтобы ваш день проходил эффективно, специалисты рекомендуют применять принцип «информационной избыточности»: запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану. Кроме того, правила хорошего тона требуют за несколько часов до начала встречи обязательно  позвонить и подтвердить ее. А в случае форс-мажора - также позвонить и сообщить, что вы можете задержаться. Так  вы подчеркнете свой имидж как человека ответственного, пунктуального и внимательно относящегося к договоренностям и взятым на себя обязательствам.

Елена ХМЕЛЕВСКАЯ