Юрий МОСКВИЧЕВ

Руководитель любой компании рано или поздно оказывается перед необходимостью принять решение о переходе с бумажного на электронный документооборот. Следует заметить, что в период кризиса развитие рынка программных продуктов для осуществления этой цели ускорилось, ведь они помогают значительно снижать управленческие издержки. Однако переход этот не прост и требует квалифицированного подхода во избежание типичной ошибки, часто допускаемой новаторами: меняя формат документов, они сохраняют прежний алгоритм их подготовки и принципы оформления, которые вступают в противоречие с юридическими требованиями. Это все равно как авторскую рукопись со многими неточностями и опечатками издать книгой, не исправив ошибок. Издание может быть великолепным, но ценность его все равно останется весьма сомнительной. РУП «Центр электронного документооборота» отличается от своих конкурентов как раз тем, что за ту же цену (!) предлагает комплексную услугу - внедрение системы электронного документооборота, полностью соответствующей требованиям белорусского законодательства. О преимуществах такого подхода рассказала директор предприятия Валентина ПОЛЕЩЕНКО.

- Валентина Яковлевна, сегодня с документами чаще всего работают по простейшей технологии. Есть компьютеры, объединенные в сеть, в программе Word создается документ, помещается в папку общего доступа. Для многих предприятий этого достаточно. Что предлагаете вы?
- Проблемы с документооборотом начинаются тогда, когда возникает необходимость контролировать как процесс создания документов, так и в особенности исполнение поручений. То есть, попросту говоря, когда возникает достаточно большой массив документированной информации: поручений, приказов, внутренней служебной переписки, договоров. И, к примеру, по каждому договору нужно вовремя подать акт, знать подписан он заказчиком или нет, поступили или нет деньги, выполнено ли поручение директора по проведению закупки оборудования и т.д.
- Разве с большинством этих задач не в состоянии справиться бухгалтерские программы?
- Они тоже представляют собой систему электронного документооборота (СЭД), но - специализированного типа. Там нет, например, функции контроля за сроками исполнения договора, выполнения поручений руководителя, а главное, нельзя оценить личное участие каждого сотрудника организации в общем процессе. То есть наша система ориентирована на оптимизацию управления организациями, предприятиями, в которых движется документированная информация. Удобства СЭД бесспорны: в электронном виде осуществляются получение поручений руководителя, подготовка и согласование ответа, создание проекта любого документа, контроль за сроками исполнения поручений и документов. Следовательно, нет необходимости тратить время на походы по кабинетам, ожидание и т.д.
При этом комплекс легко интегрируется с другими СЭД - бухгалтерскими, складскими, кадровыми и др. Точка интереса, необходимая для такой всесторонней интеграции - это движение денег и/или документации. В системе можно отследить, когда договор отправлен заказчику, подписан он или нет, есть ли протокол разногласий и т.д. При условии интеграции с бухгалтерской программой можно узнать, поступили деньги по акту или нет. Таким образом, появляется возможность увидеть полную картину по договорной деятельности предприятия. Это значительно повышает эффективность управления компанией в целом. При условии, что все специалисты работают в СЭД, а документы создаются и визируются в электронном виде, затраты человеко-часов уменьшаются в 4 раза.
- Клиентами вашей компании становятся в основном крупные предприятия?
- К нам часто обращаются государственные организации, ведь документ как раз и является их основным продуктом. В 2006 г. «Электронное ДЕЛО» купил Государственный таможенный комитет Республики Беларусь, руководство которого приняло решение автоматизировать рабочие места сотрудников аппарата ГТК и таможенных органов республики с целью организации безбумажной технологии работы с документами. В настоящее время корпоративная система электронного документооборота таможенных органов Республики Беларусь успешно функционирует.
Весьма актуальной наша разработка оказалась для автоматизации делопроизводства по административным процедурам, работе с обращениями граждан, автоматизации службы «одного окна».
Еще одна группа заказчиков - проектные институты, специфика деятельности которых кардинально отличается, к примеру, от министерств. К уникальным проектам, которые нам приходилось разрабатывать, можно также отнести автоматизацию предприятия «Минскреклама». Особенностью его работы является заключение большого количество договоров на размещение наружной рекламы с разнообразными условиями, различными сроками выполнения, многочисленными согласованиями, и все эти действия теперь выполняются только в электронном виде.
 Наша система будет весьма полезна и на промышленном предприятии, где, как правило, огромный документооборот. Абсолютно невозможно обходиться без СЭД тем, кто сотрудничает с иностранными компаниями - их работа предельно формализована, возникает необходимость подготовки большого количества отчетов, справок, жестко выдерживать сроки исполнения документов. Вместе с тем удобство автоматизации ощутили и маленькие предприятия, которые покупают 2-3 и даже 1 рабочее место, кстати, количество таких заказов резко возросло в 2008-2009 гг.
- Расскажите, пожалуйста, о вашей компании. Как она создавалась, какие у нее особенности?
- Предприятие существует 9 лет, так что мы с полным правом можем назвать себя пионерами белорусского рынка СЭД. Создавалось оно при кафедре прикладной математики Белгосуниверситета, по инициативе и при самой активной поддержке ее заведующего профессора А.Н.Курбацкого. Отличительной особенностью нашего предприятия от других ИТ-компаний является то, что мы занимаемся в первую очередь постановкой и оптимизацией документооборота, а во вторую очередь - автоматизацией.
- Давайте продолжим тему особой «стилистики» вашей компании. В чем конкретно она проявляется?
- Наша команда - это не только программисты, но и специалисты-предметники, в тонкостях, до деталей знающие правила документооборота. Часто на предприятии или в организации он формируется не так, как это записано в инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Министерства юстиции от 19 января 2009 г. №4, других нормативных документах, а так, как привыкли работники канцелярии, как им понятнее, проще. Наш принцип: электронный документооборот должен осуществляться только в соответствии с требованиями законодательства. Во всех организациях, которые пользуются нашим продуктом - а их уже более 100 - этот принцип непреложно выдерживается. УП «Центр электронного документооборота» не просто предлагает программный продукт, но прежде всего налаживает у клиента правильную в отношении требований законодательства систему документооборота.
Есть и некоторые иные особенности. Сегодня на отечественном рынке СЭД три основных игрока: СП «ЗАО «Бевалекс», ЗАО «Международный деловой альянс» - IBА и мы. Цены у нас примерно одинаковые. Но при этом существенны различия в качестве сервиса. Наше абсолютное преимущество - опыт. Как он «работает», лучше пояснить на примере. Недавно мы выиграли открытый конкурс в Государственном пограничном комитете Республики Беларусь - проект на проведение первого этапа работ по автоматизации документооборота органов пограничной службы. Преимущество состояло как раз в том, что мы предложили полный перечень услуг по внедрению СЭД, в том числе программы и методики обучения пользователей, причем все было расписано по этапам. Поэтому заказчик смог увидеть, как будут проходить работы по созданию СЭД и какой результат он получит на финише.
Еще одно конкурентное преимущество: мы не только внедряем ПО, но и обеспечиваем его сопровождение. Причем тут срабатывает уже не столько экономический интерес (сопровождение одного рабочего места стоит 200-250 тыс. руб. в год), сколько принцип уважения к каждому клиенту. Поэтому с 2007 г. с нами заключают договора на сопровождение абсолютно все заказчики. Для нашего рынка это - уникальная ситуация.

РУП «Центр электронного документооборота»
г. Минск, ул. Старовиленская, 54, ком. 15, 18
тел.: 286-78-85, 290-70-84, факс: 334-37-77
e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.