Эффективное управление коллективом

Александр ИВАНОВ, практикующий консультант по внедрению и оптимизации IT-продуктов, директор по развитию компании Support.by

Ежедневно в своей работе мы общаемся с поставщиками, клиентами, между собой, принимаем коллективные решения, ставим себе и другим задачи, создаем графики выполнения работ и др. А это огромные объемы информации, которые нужно учитывать, хранить и обрабатывать. Как сделать это наиболее оптимально?

Одна из основных задач руководителя современного предприятия - организовать обмен, хранение и обеспечить доступность информации, которая создается в процессе работы компании. Если предприятие находится «на старте» и насчитывает лишь несколько сотрудников, которые являются идеологами нового бизнеса, то проблема коммуникаций и обработки информации здесь не главная. Важно как можно скорее создать клиентскую базу и начать зарабатывать деньги. В этом случае каждый работник мотивирован на достижение скорейшего результата любыми способами и сам выбирает удобные для себя инструменты.
С ростом компании потоки информации и коммуникаций увеличиваются. Справиться с ними все сложнее, а жить и развиваться нужно. Можно, конечно, увеличивать штат и делегировать свои задачи новым подчиненным, но с ними опять же нужно общаться. Кроме того, ученые считают, что эффективно можно управлять коллективом до 7 человек.
Рассмотрим простой пример. Два компаньона решили начать совместный бизнес, нашли клиентов и приступили к работе. Они общаются друг с другом по телефону, skype, ICQ и электронной почте. Один из партнеров пользуется для получения электронной почты почтовой программой, а другой - web-интерфейсом почтового сервера. Случается, что некоторые письма приходят на почту некорректно из-за различий в кодировках. Однако всегда можно перезвонить и обсудить все детали по телефону или в skype. Но коллектив растет, появляются подчиненные, которым ставятся задачи старыми способами.
И вот уже проблемы с перекодировками сообщений в почте отнимают до 30% рабочего времени сотрудников, задачи, сформулированные устно, забываются и теряются в ежедневной суете. Компаньоны понимают, что со сложившейся ситуацией нужно что-то делать и решают установить всем сотрудникам одинаковую почтовую программу, а задачи ставить только в письменной форме. На некоторое время ситуация улучшается: задачи лежат в почте, всегда можно посмотреть, кому они поручены и когда. Но лишь до тех пор, пока не накопится несколько тысяч писем…
Компаньоны из приведенного примера решили лишь часть задачи - нашли единый инструмент для коммуникаций, забыв о поиске инструментов для контроля выполнения задач и централизованного хранения информации. Типичная ситуация - не правда ли? Проблемы роста компании перерастают в рост проблем. Некоторые руководители пытаются их решить бюрократическим путем, но теряют в эффективности, некоторые верят в информационные технологии и ищут подходящее для своих компаний решение.
В последние годы появились специализированные информационные системы управления - GroupWare, или групповое обеспечение. Это - программы или их наборы, предназначенные для организации эффективного взаимодействия сотрудников внутри компании. Они способны решить задачи не только унификации коммуникаций, контроля задач для всего коллектива в одном месте и централизованного хранения информации, но и многое другое. Типовой набор функций - это управление задачами, ресурсами, проектами, база знаний, хранилище данных, учет рабочего времени и общая адресная книга.
Внедрить GroupWare на предприятии можно либо разработав уникальную программу, которая на 100% удовлетворяет вашим требованиям, либо подыскав подходящую среди готовых решений, что, естественно, дешевле.
Готовые GroupWare бывают самостоятельными и законченными программами или дополнениями к другим программам. Например, на предприятии уже внедрены Microsoft Exchange Server или Lotus Domino Server, через которые ваши пользователи получают электронную почту и доступ к общим документам. Данные решения вас полностью устраивают и нужно лишь добавить функциональность контроля задач и ресурсов – значит, нужно искать GroupWare-решение, дополняющее инфраструктуру вашего предприятия нужным элементом. Другое дело, если у предприятия нет внедренных дорогостоящих продуктов, а групповое обеспечение все же необходимо. Тогда нужно искать самостоятельный продукт.
Групповое обеспечение бывает с разными пользовательскими интерфейсами. Их выбор зависит только от ваших предпочтений. В последнее чаще выбирают web-интерфейс как универсальный и легкодоступный. Для доступа к информации компании, своему календарю, задачам, проектам и ресурсам необходим лишь современный мобильный телефон с подключением к сети Интернет и интернет-броузером. Причем все изменения, пометки и задачи увидят моментально все пользователи компании. Даже если они находятся на разных континентах!
Различают GroupWare платные и бесплатные (с закрытым и открытым кодом). Причем бесплатность программного обеспечения совсем не означает его низкое качество или отсутствие поддержки.
При покупке программного обеспечения вы получаете готовый продукт, в который невозможно внести изменения. Чтобы увеличить количество пользователей или серверов, нужны дополнительные затраты. Когда вы пользуетесь бесплатным программным обеспечением, программа чаще всего предоставляется в виде открытого кода. То есть вы можете устанавливать ее на любое количество компьютеров и как угодно изменять. В этом случае рост компании никак не скажется на стоимости группового обеспечения.
На белорусском рынке сегодня также можно найти GroupWare и сделать это проще, чем кажется на первый взгляд. Например, компании-разработчики программных продуктов предлагают готовые решения и дорабатывают их под нужды заказчиков. Также они оказывают услуги по внедрению, но в этом случае приготовьтесь к покупке оборудования для размещения группового обеспечения и оплате стоимости труда разработчиков.
Компании-интеграторы предлагают внедрение уже готовых и опробованных годами GroupWare-решений. В этом случае вы сможете сэкономить на разработке, закупив только необходимое оборудование и программное обеспечение и оплатив услуги по внедрению.
Компании-хостеры предлагают GroupWare-решения как услугу на своих площадках. У них дорогостоящее оборудование можно брать в аренду, а не покупать. Также у них можно заказать услуги по внедрению. Как видите, вариантов - масса, а выбор остается за вами.