Когда время - деньги

Варвара Шалковская

Как оптимизировать бизнес-процессы, сократить число деловых командировок, сэкономить на представительских, транспортных и накладных расходах? Эти насущные вопросы сегодня можно решить с помощью технологии видеоконференцсвязи: одновременной передачи видео, голоса и данных. В ее убедительности и простоте могли удостовериться участники семинара, прошедшего в рамках Белорусского промышленного форума.

Самым распространенным бизнес-инструментом сегодня является электронная почта. Однако у нее есть существенный минус - ответ на свое письмо можно получить с опозданием. Телефон позволяет услышать собеседника почти моментально, но увидеть его не представляется возможным. Зачастую это приводит к тому, что смысл сказанного, по разным причинам, искажается. Результатом становится неправильно выполненная работа, которую приходится переделывать, а это потеря времени и денег. Зарубежные исследования показывают, что ежедневные потери от неэффективности голосовой связи и электронной почты составляют 30 мин. При переводе годовых временных затрат в денежные знаки цифра в мировых масштабах получается впечатляющая - 418 млрд. долл.

Самым эффективным средством коммуникации были и остаются личные встречи: информация в этом случае усваивается почти на 100%. Дотошные исследователи подсчитали: чтобы получить один выгодный контракт, менеджеру необходимо провести 19 встреч и сделать 28 звонков по мобильному телефону. При этом первую и последнюю встречи лучше провести, что называется «глаза в глаза», остальное общение с успехом заменит видеоконференцсвязь (ВКС). Особенно это актуально, если потенциальный или реальный партнер находится в другом городе или, тем более, стране.

По своим психофизиологическим параметрам ВКС достаточно близка к личному общению и намного превосходит возможности телефонной связи. Исследования психологов показывают, что в процессе телефонного разговора в среднем человеком воспринимается около 30% информации, а в ходе сеанса видеосвязи - 80%.

Особенностью ВКС является то, что удаленные друг от друга участники могут одновременно видеть и слышать в режиме реального времени нескольких собеседников сразу. Вдобавок, у них есть возможность обмениваться между собой дополнительной информацией - презентациями, видеороликами, документами, изображениями с дополнительных видеокамер и т.п. Для этого в систему включена так называемая «белая доска» - специальное приложение, открывающее окно, в котором каждый участник может вводить текст или графику, которую видит каждый участник.

Несколько лет назад ВКС находилась на довольно низком уровне: изображение могло «зависнуть», количество кадров в секунду было небольшим. И, по мнению директора по продажам в России и странах СНГ компании Tandberg Николая ЗЫЛЯЕВА, такое общение можно было назвать скорее мучением. Но все развивается, и сегодня ВКС с высоким качеством изображения и скоростью передачи «картинок» становится полноправным и эффективным бизнес-инструментом. Так, по данным исследования фирмы Frost & Sullivan - Telepresence Global Markets, объем рынка решений по телеприсутствию, который в 2007 г. составил 165,3 млн. долл., к 2013 г. увеличится до 1,44 млрд.
Формат ВКС, по словам специалиста по маркетингу телекоммуникационных услуг РУП «Белтелеком» Натальи КОНОНОВИЧ, раскрывает новые возможности для бизнеса: ее участники могут одновременно находиться в нескольких географически разных местах, видеть реакцию на свои слова, учитывать мимику и жесты своих визави, слышать друг друга, реагируя на все изменения в голосе собеседников. Использование ВКС позволяет обсуждать все срочные дела практически моментально: соединение с вызываемым абонентом занимает 3 с, к тому же камера показывает человека, который говорит в данный момент.

Универсальный помощник

Видеоконференцсвязь доступна в любом месте, будь то поле или промышленный цех, офис или домашний кабинет. Ее используют как адекватную замену бизнес-командировок, совещаний руководителей высшего звена, выездных семинаров, тренингов и многих других форм общения. С помощью ВКС решаются внешние и внутренние маркетинговые задачи компании, доносятся мнения акционеров и топ-менеджеров фирмы до всех сотрудников, передается опыт. Поэтому она давно стала помощником в государственном секторе управления, коммерческих и промышленных структурах, на предприятиях с разветвленной сетью филиалов, в медицинских учреждениях, фирмах по подбору и обучению персонала.

Исследование, проведенное американской энергетической корпорацией Exelon Corporation, показало, что эффективность ее инвестиций в технологии видеосвязи была свыше 140%. Затраты на проект были распределены на пять лет. При этом уже со второго года ежегодный эффект в денежном выражении превышал расходы; период возврата инвестиций составил 2,22 года.
Исследование также выявило, что совершенствование бизнес-процессов, связанное с внедрением видеосвязи, позволило компании Exelon высвободить значительный объем рабочего времени - порядка 18 тыс. ч в год, и еще более 10 тыс. ч - за счет экономии на деловых поездках.

По словам специалистов, ВКС оказывается незаменимым помощником в работе фирм с удаленной сетью филиалов. Текущие бизнес-задачи можно решать эффективно на своем рабочем месте практически без командировок, поскольку ВКС сокращает их количество до 30%. Например, европейская компания TNT, работающая в сфере экспресс-доставки грузов и отправлений, внедрила видеосвязь как часть своей глобальной экологической программы по охране окружающей среды «Я и моя Планета». В результате, по собственным подсчетам, компания уменьшит количество командировок на 20%, сэкономив за четыре года 11 млн. евро. А снижение числа бизнес-поездок в свою очередь сокращает количество вредных выбросов автотранспорта в атмосферу:

- В сегодняшние трудные для экономики времена давление на компании по проблемам изменения климата по-прежнему очень велико, - говорит президент компании Tandberg Фредрик ХАЛВОРШЕН. - Экономика восстановится, но окружающая среда будет продолжать страдать, если мировое бизнес-сообщество не начнет действовать прямо сейчас. Видеосвязь - одно из немногих решений, которые помогают организациям решить как проблему сокращения затрат, так и экологические задачи.
Честно говоря, к экологическим составляющим технологий в странах СНГ относятся не с таким вниманием, как за рубежом. Однако специалисты уверены, что со временем ситуация изменится. Например, в промышленном секторе «зеленые технологии», к которым относится ВКС, помогают отечественным предприятиям получить более низкую ставку кредита в западных банках.

Близкое «далеко»

К достоинствам ВКС относится и то, что она позволяет коллегам, находящимся в разных офисах, видеть друг друга так часто, как если бы они находились в одном помещении. Это существенно улучшает взаимодействие и создает в коллективе дружеские отношения.

С помощью ВКС можно сформировать в компании атмосферу сотрудничества, - уверен Н.Зыляев. - При коллективном обсуждении вопросов, как правило, выбираются наиболее перспективные идеи, и эта коллегиальность позволяет задействовать творческий потенциал многих людей. Принятые таким образом решения претворяются в жизнь гораздо охотнее, а совместная работа сплачивает коллектив и коренным образом меняет деловой климат в лучшую сторону.

По результатам исследований, проведенных Национальным советом по статистике США, в Америке ежедневно проходит около 11 млн. деловых встреч, и служащие тратят на них до 37% рабочего времени. Было также установлено, что участие в четырехчасовом мероприятии требует примерно 16 ч планирования, подготовки, передвижений и т.д. При этом львиную долю общих затрат составляют транспортные расходы.

Преимущество ВКС в том, что у пользователей есть возможность трудиться дома и в то же время быть полностью задействованным в рабочем процессе. Это сокращает расходы на аренду офиса и экономит эксплуатационные расходы, а также повышает моральное состояние сотрудников и их преданность организации, потому что им не приходится простаивать в дорожных пробках.
Хотите повысить эффективность труда служащих? И эту проблему также позволит решить ВКС. Например, большая компания, разместившаяся в одном здании, благодаря установке пунктов видеоконференции упрощает работу своих работников, занятых в разработке одного проекта, в ходе которого необходимо осуществлять постоянные консультации и проводить совещания. Небольшая прогулка по коридору до оборудованного конференц-зала или быстрый звонок непосредственно с рабочего места - и все участники могут присутствовать на личной встрече лицом к лицу.
Необходимо специально отметить, что средства криптографической защиты позволяют сохранить конфиденциальность содержания сеансов видеоконференций.

«Прокрутить» и оценить

Сеанс видеоконференцсвязи всегда можно записать и сохранить, чтобы затем у всех ее участников была дополнительная возможность еще раз «прокрутить» информацию и оценить ключевые моменты. И это еще одно немаловажное преимущество ВКС. Особенно это актуально, когда некоторые сотрудники по тем или иным причинам не могут принять участие в видеосовещании. Получить достоверную информацию о том, что говорилось, какие решения были приняты, лучше всего через просмотр его записи. Кроме того, у руководства появляется возможность контролировать выполнение принятых решений.

Востребована запись и при дистанционном обучении сотрудников. Например, все специалисты компании приняли участие в удаленном обучении. Новые сотрудники также нуждаются в этих знаниях. Намного проще дать «новобранцам» возможность посмотреть записи, а не организовывать повторный тренинг.

Оборудование архивации ВКС предоставляет еще одно большое преимущество. Текущая конференция передается в режиме потокового видео, и любой сотрудник может принимать ее на свой рабочий компьютер без дополнительного программного обеспечения и оборудования.

Эффект «живого общения»

В зависимости от конструкции терминалы видеосвязи разделяются на два вида: индивидуальные (видеотелефоны и аппараты в виде фотоаппарата) и групповые. Последние устанавливаются в отдельных помещениях, например, в переговорных комнатах или конференц-залах. Их непременный атрибут - большой плазменный или ЖКИ-телевизор или проектор для отображения участников ВКС.
Для общения в режиме видеоконференции абонент должен иметь терминал ВКС, который состоит из микрофона, видеокамеры, устройств отображения информации и воспроизведения звука, а также центрального устройства - кодека, обеспечивающего кодирование и декодирование аудио- и видеоинформации, захват и отображение контента. В качестве кодека подойдет компьютер с программным обеспечением или программно-аппаратный комплекс. Для подключения к сети передачи данных применяются протоколы IP или ISDN.

В зависимости от потребностей и задач можно использовать видеооборудование для малых, средних и больших аудиторий.

Поскольку видеоконференцсвязь позволяет наладить реальный контакт с удаленным собеседником и при этом снизить расходы на поездки, проводить совместную работу с общими данными и приложениями, то, возможно, через некоторое время отсутствие терминала ВКС станет дурным тоном. Ведь в свое время и факс в офисе был только у самых состоятельных компаний. И экологическая составляющая систем ВКС станет еще одним плюсом, на который будут обращать внимание ее потенциальные потребители.