Принимаем зарубежных партнеров

Антонина ПОЖИДАЕВА, руководитель Центра инновационных технологий УО «Государственный институт повышения квалификации руководящих работников и специалистов» Министерства торговли Республики Беларусь

Одним из важнейших моментов организации приема является составление списка гостей, который обсуждается и утверждается руководителем организации, устраивающей прием. Важно помнить, что он не должен превышать нормальных возможностей обслуживания и помещения, в котором будет проходить мероприятие.
Рассылка приглашений

О месте, времени и виде приема гости извещаются заранее отпечатанными типографским способом приглашениями. Имя, фамилия гостя и его должность пишутся, как правило, от руки. Супружеским парам посылается общее приглашение с указанием на первом листе имени официального лица.
Приглашения пишутся в третьем лице с употреблением выражения: «имеет честь пригласить». На приемы типа «коктейль», «а ля фуршет» обязательно указывается время начала и конца мероприятия.
При организации приемов, предусматривающих рассадку за столом, следует заранее выяснить, сможет ли гость принять приглашение. В этом случае в правом нижнем углу бланка приглашения помечают: «Просьба ответить» или ставят буквы R.S.V.P. (repondez s'il vous plait - просьба ответить) и указывают номер контактного телефона или факса. Если прием дается в честь особо высокопоставленного лица, приглашение высылается только после того, как ему сделано устное приглашение и оно им принято. В этом случае буквы R.S.V.P. зачеркиваются и над ними пишутся буквы p.m. (pour memoire - для памяти).
В последнее время руководящие должности нередко занимают женщины. Если даму приглашают в качестве официального лица или в силу занимаемого ею высокого положения в обществе, ей посылают персональное приглашение и на официальных завтраках или обедах отводят место, учитывая ее ранг.
Приглашения желательно рассылать за одну-две недели до приема с курьером или почтой. Иногда главе фирмы желательно вручить приглашение лично, хотя обычно их подготовка и рассылка или вручение - одна из обязанностей секретаря.

Ответ на приглашение

Если зарубежные партнеры позвали вас на прием, на приглашение необходимо обязательно откликнуться. На предварительное извещение о мероприятии по телефону вы должны немедленно либо принять приглашение, либо его отклонить, кратко обосновав причину. На приглашение, полученное по почте, нужно ответить в течение суток, можно и по телефону. Задержка ответа и тем более его отсутствие свидетельствуют о неучтивости. Поэтому лучше вежливо отказаться заранее, чем оттягивать ответ.
На приглашение с «просьбой ответить» желательно все же дать письменный ответ на бланке организации независимо от решения - положительного или отрицательного. Письменный ответ лучше переслать по почте, в крайнем случае - по факсу.
Образец положительного ответа:
«Генеральный директор (название организации) имеет честь подтвердить получение любезного приглашения господина президента (название фирмы) на обед (или завтрак), которое они с удовольствие принимают».
Образец отрицательного ответа:
«Президент (название организации) и его супруга в связи с отъездом в ближайшее дни в ……. , к сожалению, не смогут принять любезное приглашение генерального менеджера (название фирмы) и его супруги на завтрак в пятницу, 30 ноября с.г.».
Если вами был дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является обязательным. Лишь в самом крайнем случае, при возникновении непредвиденных обстоятельств, которые препятствуют посещению данного мероприятия, от него можно отказаться. Однако при этом нужно обязательно предупредить хозяев приема.
И еще один важный момент: когда в приглашении буквы R.S.V.P. зачеркнуты или отсутствуют (в основном на приглашениях на приемы, которые проводятся стоя, без рассадки за столы), давать ответ не нужно.

В чем идти на прием?

В зависимости от вида приема к одежде предъявляются различные требования. На все мероприятия, начинающиеся до 8 ч вечера, мужчинам можно надевать костюм любого неяркого цвета, если только они не устраиваются по случаю национального праздника, в честь (или от имени) главы государства, правительства или министра иностранных дел по официальному поводу. Тогда рекомендуется надевать костюмы темных тонов, как и в случаях, когда приемы начинаются позднее 8 ч вечера.
На приемы, которые проводятся до 8 ч вечера, женщинам уместно надевать недлинные платье или костюм, а в вышеперечисленных особых случаях рекомендуется более нарядная одежда. На приемы, начинающиеся после 8 ч вечера, дамы, как правило, надевают вечерние платья: полудлинные (не достигают пола на 15-20 см) и длинные (достигающие пола).
Если мужчинам на особо торжественное мероприятие рекомендуется надеть смокинг или фрак, это указывается в приглашении: «black tie» - смокинг, «white tie» (или «evening dress») - фрак.
Смокинг - это черный (редко - белый) пиджак с атласным воротником и брюки с атласными лампасами. Желательным аксессуаром является черная бабочка. Рубашка предполагается строго белого цвета. Запонки - из натуральных камней.
Фрак - специальный пиджак черного цвета с удлиненной «хвостовой» частью. К нему полагаются белый галстук-бабочка, белая рубашка (манишка) и жилет, иногда белые перчатки. Из нагрудного кармана должен выглядывать белый носовой платок. Наручные часы под него не надеваются.
Женщинам в этих случаях надлежит быть в длинном платье с маленькой сумочкой, в легких вечерних туфлях на высоком каблуке. К вечернему платью можно надевать шелковые или кружевные перчатки. Большое количество ювелирных украшений не рекомендуется.
На все виды приемов мужчинам рекомендуется надевать белую рубашку с галстуком любого, но не яркого или черного цвета. Черный галстук надевают только в знак траура и к форменной одежде, если это положено. Он не должен быть светлее рубашки и в завязанном виде доставать до пояса брюк. Если на его внутренней стороне есть петля для заправки второго конца галстука, заколка для него не требуется. Манжеты рубашки должны быть видны на 1-2 см из-под рукава пиджака.
Со строгими костюмами сочетается классическая обувь темных тонов на тонкой подошве. В летнее время к светлому костюму можно надевать цветную обувь, но не сандалеты. Лакированная обувь уместна только со смокингом и фраком.
Мужские носки должны быть темнее костюма. Носки в полоску, клетку и с любыми другими узорами к вечернему костюму не подходят.
На приемы, начинающиеся до 8 ч вечера, женщины могут надеть небольшую, соответствующую наряду шляпу. Снимать ее на таких приемах необязательно. При этом важно помнить, что к вечернему платью шляпа не полагается.
К приведенным рекомендациям следует добавить, что новым элементом в практике приема зарубежных партнеров стали встречи «без галстуков» в неформальной обстановке: приемы типа «барбекю», на даче, у костра, что помогает установить более теплые, дружеские контакты. В этом случае главным в одежде является удобство. На таких мероприятиях уместными будут джинсы, кроссовки, другая спортивная одежда.

Приход и уход

На приемы с рассадкой («Завтрак», «Обед», «Ужин») следует приходить точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и воспринимается отрицательно. Гости на такого рода приемы съезжаются в течение 3-5 мин и после взаимных приветствий и представлений приглашаются к столу.
Если все же вы немного опоздали, и следует подойти к хозяевам, объяснить, не вдаваясь в детали, причину своего опоздания, поприветствовать их, поклониться присутствующим и занять отведенное место.
В случае, когда из одной организации приглашено несколько представителей и они являются на прием вместе, то принято, чтобы первыми входили младшие по должности, затем старшие. Уход с приема осуществляется в обратном порядке. На приемы, которые проводятся без рассадки за столом и с указанным временем начала и конца приема (17.00-19.00 или др.) можно прийти и уйти в любое время в пределах указанного в приглашении.
Приходить к началу такого приема необязательно, так же как необязательно находиться на нем до конца. Однако считается невежливым появляться на приеме лишь на несколько минут до его окончания. Лучше прийти в начале мероприятия, а затем уехать, предварительно извинившись перед хозяевами и поблагодарив их. Уход с приема через 15-20 мин после прибытия без объяснения причин может быть расценен как демонстрация недружелюбия.
Гости начинают расходиться постепенно ближе к концу приема, с тем, чтобы ко времени окончания приема, обозначенного в приглашении, с хозяевами прощались последние из присутствующих. Задерживаться на мероприятии не рекомендуется.

Как рассадить гостей?

Рассадка за столом осуществляется в соответствии с общепринятыми протокольными нормами, главное из которых - строгое соблюдение принципа старшинства гостей с точки зрения их служебного положения и общественного статуса. При рассадке приглашенных следует придерживаться следующих обязательных правил: ближайшие места к хозяйке и хозяину считаются самыми почетными. Чем дальше место от этих лиц, тем оно менее почетно.
Если хозяин и хозяйка сидят за столом рядом, первым считается место справа от хозяйки приема, вторым - слева от хозяина приема. Если хозяин и хозяйка сидят напротив друг друга, по правую руку от хозяйки сажают мужчину, а от хозяина - женщину. Затем места для женщин и мужчин чередуются. Для облегчения рассадки гостей супружеская пара, принимающая приглашенных, или компаньоны фирмы могут занять места друг против друга на торцах стола.
В отсутствие хозяйки первым считается место справа от главы приема, вторым - слева от него. Подобным образом распределяются места рядом с хозяйкой, если хозяин отсутствует. На приеме, где присутствуют только мужчины, главному гостю может быть отведено место напротив хозяина. Важно помнить, что при рассадке гостей мужу не отводят место рядом с женой, и женщине не предлагают место в торце стола.
Следует знать, что равные по статусу иностранные гости занимают более почетные места, чем граждане своей страны. Двум иностранцам из одной страны обычно предлагают места рядом.
При рассадке необходимо также учитывать знание иностранных языков сидящими рядом с гостями. При необходимости нужно пригласить переводчиков, которым также отводят место за столом. Переводчик может находиться и позади кресел хозяина и главного гостя.
После или во время совещания (конференции) допустимо рассаживание на завтраке, обеде или ужине одной делегации напротив другой, при этом почетным является место напротив входной двери. Если дверь находится сбоку, главным является место на стороне стола, обращенной к окнам, выходящим на улицу.

Внимание, и еще раз внимание

Иностранные гости, пришедшие на прием, оказывают тем самым уважение хозяину и его стране, поэтому их следует принимать с почетом и уважением. Глава мероприятия и сотрудники следят за тем, чтобы приглашенным было удобно, беседуют с ними, угощают. Нельзя допускать, чтобы работники, занимающиеся организацией приема, собирались в собственном кругу, забывая о гостях-иностранцах. Если же прием устраивается иностранным дипломатом или зарубежными партнерами на территории страны пребывания, предпочтение оказывается представителям местных гостей перед другими иностранными гостями.
Чтобы избежать трудностей в рассадке, секретарю необходимо еще до рассылки приглашений иметь точное представление о том, на какие места будут посажены гости, и решить вопрос с переводчиками. Не исключено, что это заставит внести изменения в первоначальный список приглашенных. Затем уместно составить два списка приглашенных согласно старшинству: список гостей-иностранцев и список гостей-соотечественников. Затем оба списка сводятся в один и в соответствии с вышеприведенными протокольными правилами составляется план рассаживания.
Секретарю следует заранее напечатать кувертные карточки - небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с именами и фамилиями участников приема. В зале или холле, где собираются гости и подаются напитки, на небольшом столике выставляется план рассадки. Приглашенные могут ознакомиться с планом, находят свое место за столом, которое обозначено кувертной карточкой (чаще всего она сложена «домиком»), уточняют фамилии соседей справа и слева. А на приемах с большим количеством гостей используются специальные рассадочные карточки с указанием места за столом, которые вручаются каждому гостю.
И в заключение напомним, что на официальных приемах действует правило светского этикета: мужчины должны усаживать дам и вставать, когда те выходят из-за стола или возвращаются к нему.